Tryout dan Pembekalan Sub-Kategori The Best Scheduling TBCCI 2021

Kamis, 5 Agustus 2021 – Tryout dan pembekalan kategori Teamwork untuk sub-kategori The Best Scheduling Team telah dilasanakan pada pukul 13.30 hingga 15.00 WIB. ICCA selaku panitia menyelenggarakan uji coba aplikasi serta memberikan gambaran perlombaan kepada peserta yang akan diselenggarakan pada 28 September 2021.

Sesi tryout dan pembekalan kali ini diawali dengan pembahasan terkait ketentuan teknis perlombaan sub-kategori The Best Scheduling Team. Adapun ketentuan yang pertama, yakni setiap peserta wajib menggunakan aplikasi Zoom dan menyalakan kamera selama perlombaan berlangsung. Setiap tim akan dimasukkan ke dalam breakout room yang akan didampingi oleh satu panitia guna menghindari risiko kecurangan. Selama perlombaan berlangsung, setiap peserta akan diberikan akses untuk masuk (log-in) ke dalam aplikasi bernama Scorecard. 

Dalam perlombaan sub-kategori ini, setiap peserta akan ditugaskan untuk membuat jadwal kerja agent. Hasil penjadwalan tersebut akan dimasukkan ke dalam aplikasi Scorecard yang terdiri dari, agent requirements, agent schedule, dan forecasting sesuai parameter yang tersedia. Dalam melakukan penjadwalan tersebut, setiap peserta diperbolehkan memakai tools atau aplikasi lain untuk mengerjakan soal yang diberikan, seperti Microsoft Excel, Google Sheet, dan aplikasi pendukung lainnya.

Sebelum memulai perlombaan, setiap peserta harus menekan tombol “Start” terlebih dahulu untuk mendapatkan data soal dari panitia dalam bentuk Google Sheet atau Microsoft Excel. Selain itu, setiap peserta juga akan mendapatkan kalkulator Erlang untuk membantu perhitungan data tersebut. Hasil dari penjadwalan yang sudah dikerjakan akan dimasukkan ke dalam aplikasi Scorecard.

Jika sudah mendapatkan data dari panitia, maka setiap peserta bisa langsung mengolahnya. Untuk yang pertama, setiap peserta melakukan perhitungan jumlah agent yang dibutuhkan dalam waktu 24 jam dengan interval satu jam. Jika hasil yang didapatkan oleh setiap peserta mendekati dengan data yang dimiliki panitia, maka nilai peserta akan semakin tinggi. Perhitungan tersebut memiliki bobot penilaian sebanyak 24%.

Selanjutnya setiap peserta membuat agent schedule sebanyak 6 shifts. Pengisian jadwal tersebut diisi secara berurutan mulai dari shift pertama dengan jumlah agent terbanyak dan seterusnya hingga jumlah yang terkecil. Setiap peserta juga bisa menentukan pukul berapa agent akan mulai bekerja, istirahat, dan jam akhir kerja. Semua perhitungan tersebut harus diinput ke dalam aplikasi Scorecard. Bobot penilaian untuk perhitungan shift, yakni sebanyak 6%.

Yang terakhir, setiap peserta menginput hasil penjadwalan berupa 7 parameter, di antaranya daily scheduled agent, jumlah trunk, jumlah incoming call, occupancy, service level, forecast weekly calls, dan jumlah seat. Parameter tersebut memiliki bobot penilaian sebanyak 70%. Jika semua hasil penjadwalan sudah di-submit ke dalam aplikasi Scorecard, maka data tersebut sudah tidak bisa diperbaiki kembali.

Dengan adanya kegiatan tryout dan pembekalan sub-kategori The Best Scheduling Team, diharapkan agar setiap peserta dapat mempersiapkan diri dengan matang dan bisa menjadi pemenang Platinum. #GoForPlatinum. (ANF)