Tag: Andi Anugrah

Teka-teki itu Bernama Transenden

Teka-teki itu Bernama Transenden

Sebuah kapal memang tak boleh sempurna. Sesuatu yang sempurna tak punya hasrat lagi mencari. Sebuah perahu yang sempurna tak akan butuh lagi mencari ikan, muatan, teman, pelanggan, bahkan tanah baru. (Wulu Banyak, hlm 208)

Wulu Banyak adalah tokoh rekaan Yusi Avianto Pareanom dalam bukunya yang berjudul ‘Raden Mandasia Si Pencuri Daging Sapi’. Dari kata-kata di atas kita bisa sedikit belajar, seluruh kehidupan sesungguhnya adalah pembelajaran tak henti-henti. Sempurna tampaknya memang bukan sebuah kata yang tepat digunakan dalam mendeskripsikan sesuatu. Sempurna hanyalah sebuah blueprint yang kita susun. Sempurna hanyalah malapetaka yang membuat kita stagnan dan pongah. Lagipula apalagi yang hendak kita harapkan jika segalanya sudah sempurna, jika semua sudah sesuai kehendak. Semua sudah selesai. Sempurna bisa berarti hebat, tapi di sisi lain sempurna juga berarti berhenti melangkah.

Kami tidak hendak mengutuk kata sempurna. Justru dengan melihat bagaimana kehendak atas sesuatu yang represif, hal itu menjadi dasar untuk tetap produktif dan untuk memelihara eksistensi. Berdamailah dengan kenyataan dan yakinilah kata-kata Pramoedya Ananta Toer bahwa, “hidup sungguh sangat sederhana, yang hebat-hebat hanya tafsirannya.”

Apalagi saat ini kita hidup pada zaman “es kepal milo”, produk yang muncul tanpa adanya riset pemasaran yang jelas, manajemen risiko, ataupun keberlanjutan usaha. Kita juga terbiasa dengan kemunculan acara-acara televisi baru yang kadang di luar nalar generik. Pada dasarnya kita sudah terbiasa dengan melakukan sesuatu tanpa tujuan awal yang jelas dan tujuan akhir yang gamblang. Itu sederhana, dan tak perlu kata sempurna. Justru dengan seperti itu pembelajaran akan berjalan beriringan.

Sosok Pak Andi Anugrah (Ketua ICCA)

Dalam gelaran acara TBCCI hari ini, wajah-wajah berbeda dengan hari sebelumnya menghiasi jalannya acara. Sudah satu dekade lebih ajang The Best Contact Center (TBCCI) berlangsung. Jika kita tarik mundur ke tahun 2007, maka tahun 2018 ini adalah yang ke-12 kalinya TBBCI diselenggarakan. Setiap tahun selalu ada wajah-wajah baru. Namun, ada satu wajah yang tidak pernah berganti. Wajah yang selalu setia menemani. Ya, dia adalah Andi Anugrah Sang Komandan sekaligus orang paling penting dalam TBCCI.

Pak Andi, sapaan hangatnya. Dia terlihat tenang mengamati kesibukan peserta lomba, sambil sesekali berbincang dengan para panitia di meja resepsionis. Kami menghampiri beliau dengan tujuan mengetahui secara lebih terinci mengenai cara beliau menjalankan acara sebesar TBCCI.

Pak Andi Anugrah dalam wawancara singkat

“Saya sudah sejak tahun 2006 dipercaya mengurus ICCA. Ada banyak sekali cerita berkesan selama 12 tahun ini. Secara teknis penyelenggaraan ICCA sebenarnya hampir sama dari tahun ke tahunnya. Namun memang selalu ada inovasi-inovasi baru di dalam perjalanannya. Dalam banyak hal, kita selalu berupaya memperbaiki kekurangan agar tercipta sebuah efisiensi dalam penyelengaraannya. Tahun ini sebagai efisiensi, kita memperbaiki sistem registrasi yang lebih mudah dari sebelumnya. Tahun ini kita menggunakan sistem QR Code. Selain itu peserta sebelumnya diberikan training untuk menyeragamkan persepsi baik antar peserta maupun dengan dewan juri. Pertanyaan fish bowl untuk peserta tahun ini juga sudah lebih disesuaikan,” jelas Pak Andi dengan santai.

Pak Andi tak hanya berbicara mengenai teknis jalannya lomba. Dia juga berbicara tentang tujuan paling dasar diadakannya event ini. Bukan tentang mencari seseorang yang sempurna dan paling baik.

“Sempurna itu tidak mungkin terjadi. Setiap kita pasti punya kelebihan dan kekurangan. Dan tentunya dengan ajang ICCA ini kita dapat saling berbagi dan saling melengkapi. Ada banyak pembelajaran yang dapat dipetik dari hal-hal yang tak mampu dipelajari dengan jalur akademik,” lanjut pak Andi yang sambil menggerakan tangan yang aktif.

Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk mencoba banyak hal dan melakukan kesalahan-kesalahan. Anda tidak perlu melewati fase trial and error. Anda dapat belajar langsung dengan pengalaman orang lain. Seperti kreatifitas yang dilakukan sebuah perusahaan dalam menangani masalah yang ada. Karena terkadang solusi yang sama bisa saja diterapkan di perusahaan lain.

Foto penulis bersama Pak Andi Anugrah (tengah)

Kami bertanya tentang peserta lomba, apa yang lebih penting diantara originalitas dan kreativitas. Diakuinya hari ini lebih susah menemukan originalitas dibanding menemukan individu kreatif, tidak ada hal yang lebih penting, keduanya penting pada porsinya masing-masing.

Kalau Anda masih mencari relevansi kata sempurna, Anda akan menemui kekecewaan. Sesuatu yang sublim itu hanya ada di batas yang belum mampu kita pahami, tidak pernah ada sesuatu yang benar-benar mewakili itu, mendekatipun mungkin belum. Kesempurnaan adalah sebuah persamaan matematik yang tak mampu dijabarkan seseorang dan bahkan belum mampu dijelaskan oleh filsafat. Semua hanya perlu melengkapi untuk menjadi sempurna.

PT. Bank Central Asia, Tbk (DH & HNP)

Pengembangan Kompetensi Supervisor

Pengembangan Kompetensi Supervisor

Andi Anugrah hadir dalam sesi sharing hari Selasa (21/11) sebagai pengisi acara yang membawakan materi tentang Pengembangan Kompetensi Supervisor. Andi mengawali sesi sharing dengan mengajukan pertanyaan kepada peserta tentang peran supervisor dalam contact center sebuah perusahaan. Menurut peserta dari Kereta Api Indonesia, fungsi supervisor adalah sebagai jembatan antara manajemen dengan bawahan. Sedangkan peserta dari Tiki JNE mengatakan bahwa supervisor dapat melakukan fungsi pengawasan khususnya untuk pencapaian target.

Sebagian besar sesi diisi dengan diskusi dan tanya jawab dengan peserta. Hal pertama yang disampaikan oleh Andi adalah seputar fungsi manajemen. Beberapa fungsi manajamen adalah sebagai business development, operasional, pengembangan sumber daya, penyediaan sumber daya, dan pengawasan. Pengawasan maksudnya adalah pengawasan terhadap proses pelayanan sesuai dengan ketentuan atau prosedur operasional, output-nya harus ada.

Improvement hasil pengawasan yang diutarakan oleh peserta dari AXA Services Indonesia adalah menyambungkan informasi dengan menggunakan aplikasi, hasilnya yang biasanya berkisar 12 menit sekarang bisa hanya dalam 4 menit. Sedangkan menurut peserta dari Nestle Indonesia, dengan melakukan penjadwalan yang lebih baik dampak terbesarnya adalah dapat mengurangi abandon call.

Supervisor juga harus dapat melakukan pengambilan keputusan untuk membantu agent dalam mengambil keputusan dan memberikan solusi atas permasalahan pelanggan. Supervisor juga dapat melakukan koordinasi dengan tim dan pihak terkait dalam meningkatkan proses pelayanan. Seringkali terjadi perbedaan penanganan antara supervisor dengan quality assurance karena supervisor berfokus pada efisiensi, sedangkan quality assurance berfokus pada SOP.

Selanjutnya adalah supervisor dapat memberikan bimbingan dan pengembangan agent dalam meningkatkan kemampuan pelayanan. Tidak kalah penting adalah memberikan motivasi bagi semua anggota tim dalam mencapai target kinerja pelayanan.

Pada sesi diskusi selanjutnya, Andi menanyakan kepada peserta tentang tantangan apa saja yang biasa dihadapi oleh supervisor. Berdasarkan hasil diskusi, tantangan yang dihadapi oleh supervisor yang pertama adalah service level yang menurun. Hal ini dikarenakan banyaknya produk baru, promo baru, peraturan baru, jumlah agent kurang (turnover tinggi), talk time lama dikarenakan product knowledge kurang, dan jumlah call yang tinggi.

Tantangan kedua adalah service level tinggi. Hal ini dikarenakan occupancy rendah, yang mengakibatkan biaya menjadi lebih tinggi. Ketiga adalah pengembangan tim kurang karena tidak ada waktu. Untuk mengatasi tantangan ini yang harus dilakukan adalah melakukan delegasi tugas, penugasan dan pengawasan, serta tandem tugas.

Tantangan lain adalah seputar teknologi atau new channel sehingga terlalu banyak dan tidak fokus. Berikutnya adalah repeat call tinggi dan FCR yang rendah. Kemudian yang terakhir adalah permasalahan koordinasi, baik internal maupun eksternal.

Jika terjadi kasus kurangnya call di contact center, dapat dipikirkan dan direncanakan langkah apa yang harus dilakukan untuk mencari call. Follow up hal tersebut dengan baik, rencanakan campaign apa yang akan dilakukan. Kemudian sampaikan informasi-informasi atau promo terbaru kepada pelanggan. (MZ)

Menanam dan Menuai Bibit Terbaik

Menanam dan Menuai Bibit Terbaik

Yuli Ratna Ningsih, Gold Winner Quality Assurance dari PT. BNI Life Insurance hadir mengisi sesi Winner Sharing hari ini (27/9) di Graha Seti. Wanita kelahiran Magetan, 25 tahun yang lalu ini mengawali karirnya di dunia contact center pada tahun 2014 sebagai agent inbound.

Program kerja Yuli, sapaan akrabnya, cukup menarik yaitu Make and Get Good Oryza Sativa. Prosesnya hampir sama dengen menanam, merawat, dan menuai bibit padi. Program ini berjalan dengan dilatarbelakangi oleh kualitas agent, produktivitas agent, dan perihal multitasking.

Masalah kualitas agent, kreativitas yang dilakukan Yuli adalah Pemilahan Bibit. Bibit yang dimaksud adalah agent, yang dikategorikan dalam tiga zona. Zona Merah untuk agent baru, masih memakai bahasa jargon, masih memiliki dialek daerah yang kental, dan kurang dalam hal menggali informasi pelanggan. Kemudian Zona Kuning dimana penggunaan bahasa jargon dan dialek daerah sudah berkurang, tapi masih kurang dalam hal menggali informasi). Terakhir adalah Zona Hijau yang merupakan agent yang sudah improve dalam hal-hal tersebut. Solusi yang diterapkan Yuli untuk latar belakang tantangan ini adalah dengan memaksimalkan penggunaan SMS Center, Customer Portal, Mobile Apps, dan IVR.

Perihal produktivitas agent, Yuli melakukan strategi Penanaman. Penanaman ini adalah dengan memberikan Hard Skill dan Soft Skill yang tepat sesuai dengan kebutuhan agent. Hard Skill yang diberikan meliputi Training Internal seperti Naskah Percakapan Standar, Manfaat, SLA, dan Prosedur serta Training Eksternal seperti Klaim, Agency, Bancassurance, Syariah. Sedangkan untuk Soft Skill yang ditanamkan kepada agent adalah menerapkan Nice (berperilaku dan bersikap baik) dan Empati.

Terakhir untuk Multitasking, Yuli menyebutkan kreativitas yang diistilahkan dengan Perawatan. Kualitas dan produktivitas saja masih belum cukup, agent juga diharapkan mampu untuk multitasking. Yuli mendorong agent dengan cara melakukan Mystery Call, Kalibrasi, dan Coaching.

Hasil dan manfaat program tersebut adalah beberapa CSO dapat meng-upgrade kemampuan dan posisinya. Tidak berhenti di situ, Yuli senantiasa melakukan pengembangan diri. Beberapa hal yang dilakukan Yuli adalah mengikuti kelas training, Blife adventure, bakti sosial, mentoring, bulu tangkis, dan qiro’ah Ramadhan.

Pencapaian kinerja Yuli sebagai Quality Assurance meliputi Attendance dengan target 98, Sample Daily and Monthly dengan target 100, Coaching dengan target 95, dan Mystery Call dengan target 95. Yuli terus memotivasi dirinya untuk mengambangkan layanan, motivasi tersebut yaitu agar Yuli mampu terus bersaing, bisa menjadi The Best QA, dan tentunya adanya jenjang karir.

Sesi sharing dilakukan Yuli dengan singkat dan padat. Sebagian besar waktu sharing sore ini dipenuhi dengan tanya jawab dengan peserta. Sejumlah pertanyaan yang dilontarkan oleh peserta adalah perihal target untuk sample, kalibrasi, penggunaan bahasa jargon, form penilaian Quality Assurance, hingga sejumlah hal terkait lomba The Best Contact Center Indonesia 2017.

Andi Anugrah selaku Ketua ICCA hadir dan kemudian mendorong peserta Winner Sharing untuk turut berbagi tentang pengembangan kualitas masing-masing contact center, khususnya untuk agent contact center. Peserta cukup bersemangat untuk turut berbagi dalam sesi kali ini. Di akhir sesi, dilakukan penyerahan plakat penghargaan oleh Andi Anugrah dan berfoto bersama seluruh peserta Winner Sharing. (MZ)