Expert Class 2021, Tiara Intifada: Trainer Idola HaloBCA

Kamis, 08 April 2021. ICCA kembali menghadirkan pemenang Platinum dari kategori Best of The Best pada acara Expert Class untuk membagikan kunci sukses, pengalaman kerja, dan pengalaman mengikuti perlombaan TBCCI. Kali ini, Tiara Intifada yaitu peraih medali Platinum BTB Support TBCCI 2020 akan melakukan sharing kepada lebih dari 60 peserta Expert Class seputar cara menjadi Impactful Trainer. Tiara akan membagikan tips berdasarkan pengalaman kerjanya sebagai Trainer di PT Bank Central Asia Tbk.

Tiara Intifada, biasa dipanggil Tiara, merupakan wanita kelahiran Jakarta tahun 1992 dan sudah bekarier di Bank BCA sejak April 2012. Ia merupakan lulusan D4 PPA BCA dan melanjutkan studi program S1 Universitas Trisakti.

Tips #1:  Know Yourself Better

Hal pertama yang harus dilakukan adalah kenali karakteristik diri. Dahulu, Tiara bukanlah seseorang yang akan mempersiapkan suatu hal dari jauh-jauh hari dan cenderung akan panik ketika sudah mendekati deadline. Karena sudah mengetahui kondisinya, Tiara melakukan beberapa cara untuk mengatasi hal tersebut.

• Catat setiap ide yang muncul

Salah satu kegemaran Tiara adalah bermain media sosial, seperti Instagram, TikTok, dan YouTube. Hobinya tersebut dimanfaatkan untuk menggali inspirasi dan ide yang dapat digunakannya saat melakukan training. Semua ide yang didapat, akan mencatat dan memasukkan link dalam aplikasi notes di handphone.

• Latihan

Ketika Tiara masih belum ingin membuat materi presentasi, ia mencoba membuat kerangka materi yang akan disampaikan di aplikasi notes dan mensimulasikan gambaran presentasi di dalam imajinasi atau pikirannya. Akhirnya, eksekusi pembuatan presentasinya tidak harus dimulai dari awal.

• Tentukan timeline

Tentukan target dalam jangka waktu tertentu. Misalnya ketika 2 minggu lagi Tiara harus memberikan training, apa yang harus dia lakukan pada H-1 minggu, apa yang harus dibuat saat H-3, dan seterusnya agar ia juga memiliki waktu untuk latihan menyampaikan presentasi.

Tips #2: Kreativitas Materi Training

Kreativitas merupakan kemampuan yang dapat dilatih dan dipelajari. Cara untuk menjadi kreatif dalam membuat materi yang menarik adalah Google. Inspirasi materi dan ide menarik lainnya dapat dicari dan didapatkan Tiara dari Google, mencari informasi seputar tren training yang menarik untuk diterapkan. Referensi yang biasa digunakan dan direkomendasikan oleh Tiara untuk mencari materi adalah callcenterhelper.com, ICMI, dan Inspigo.

Selain itu, Tiara juga menonton banyak video YouTube seputar cara membuat presentasi dan penyampaiannya yang menarik. Kanal YouTube yang direkomendasikan seperti TED, Patriot Act, dan video stand-up comedy. Jika masih belum bisa mendapatkan ide kreatif sendiri, Tiara menyarankan untuk mencari mentor. Mentor dapat membantu kita untuk lebih termotivasi, menjadi sarana berdiskusi, dan mendapatkan banyak wawasan baru.

Tips #3: Mengatasi Kesulitan Online Class

Kesulitas saat online class bukan hanya dirasakan oleh Trainer, namun juga para trainee yang mengikuti kelas. Berbagai kendala seperti keterbatasan jaringan internet sehingga tidak semua murid bisa menyalakan kamera, kelas yang pasif, atau terkadang rasa jenuh bagi trainee karena terlalu lama menatap layar komputer. Sedangkan bagi Trainer, terkadang sulit untuk memastikan apakah trainee benar-benar memperhatikan materi yang disampaiakan.

Untuk mengatasi hal tersebut, Tiara memiliki tips yaitu keep it simple dan keep them on check.

• Keep it simple

Ketika online training, semua materi yang ingin disampaikan dapat dibagi ke dalam beberapa bentuk. Materi yang hanya bisa disampaikan di kelas dapat dipaparkan saat online class. Namun, jika materi dapat dibuat dalam bentuk bacaan, gunakan media seperti buku atau slide presentasi sebagai alternatif kelas.

• Keep them on check

Cara memastikan bahwa murid hadir dan memperhatikan adalah melakukan absen dan memberikan pertanyaan. Secara berkala, Tiara akan menanyakan pendapat untuk mengetahui kehadiran trainee.

Pengalaman Mengikuti TBCCI

Tiara merupakan pemenang pada dua tahun ajang TBCCI yaitu Platinum Winner The Best Trainer pada tahun 2019 dan Platinum Winner Best of The Best Support pada tahun 2020. Tiara menceritakan bahwa terdapat perbedaan pengalaman yang ia rasakan pada dua tahun acara TBCCI tersebut. Tahun 2019 acara dilaksanakan secara offline, sedangkan tahun 2020 dilaksanakan dengan format baru yaitu secara online.

Tahap lomba yang paling berkesan bagi Tiara adalah tahap presentasi. Pada tahap ini, ia memiliki kesulitan untuk menentukan kreativitas apa yang akan disampaikan kepada dewan juri.

Tips #4: Persiapan TBCCI

• Membuat impresi

Impresi dibangun untuk mendapat perhatian dewan juri. Cara untuk membangun impresi yang baik dapat menggunakan lagu seperti yang dibawakannya pada tahun 2020. Di tahun 2019, Tiara memperkenalkan diri menggunakan peragaan fashion show. Jika America’s Next Top Model memiliki Tyra Bank, maka Tiara Intifada adalah Trainer Next Top Model.

• Membuat kreativitas

Pada TBCCI 2020, Tiara merangkum tiga jenis kreativitasnya menjadi satu program kerja yang ia beri nama Agility by Re-engineering. Latar belakang dari program kerja ini adalah tingginya biaya pengeluaran untuk training, daya tahan generasi milenial yang rendah, dan jawaban yang tidak terstandar antar Trainer.

Tips untuk menampilkan kreativitas pastikan 3 hal berikut, yaitu ketersediaan data sehingga masalah yang ditampilkan memang terjadi pada unit kerja atau perusahaan. Data pendukung dapat diperoleh bukan hanya berdasarkan perspektif unit Trainer saja, namun dapat berasal dari berbagai unit kerja lainnya.

Tips kedua yaitu cari solusi bukan cari masalah. Maksudnya adalah dalam menampilkan kreativitas, hal yang harus dicari adalah solusi dari suatu masalah. Kita menemukan masalah, cari data pendukung, dan tentukan solusi penyelesaiannya. Bukan sebaliknya dimana kita mencari solusi terlebih dahulu dan mencari-cari masalah.

• Menutup presentasi

Selain menyajikan rangkuman kreativitas, Tiara juga menampilkan cerita yang masih berhubungan dengan materi presentasi yang sebelumnya telah disampaikan. Contohnya pada tahun 2019, Tiara menampilkan video Nyle Dimarco yang merupakan penari namun tuli. Hal ini menunjukkan bahwa tidak ada yang tidak mungkin, termasuk kreativitas yang Tiara tampilkan. Mungkin kreativitas tersebut terlihat rumit, namun tidak mustahil untuk dijalankan.

Sedangkan pada tahun 2020 dimana tema kreativitas Tiara adalah agility yang artinya kecerdikan atau ketangkasan. Pada bagian penutup presentasinya, Tiara menampilkan kisah Fujifilm yang walaupun sudah tertinggal produk kameranya, namun bisa berekspansi memproduksi produk baru yaitu peralatan kesehatan dan skincare. Agility makes you survive artinya ketika kita ingin berjuang, kita akan bisa bertahan dan tidak akan berakhir. Hal lainnya adalah strength without agility is huge mess. Maknanya adalah percuma jika mempunyai kekuatan namun tidak dimanfaatkan dengan baik dan nantinya hanya akan menjadi kekacauan.  

Kreativitas Tiara di TBCCI

• Re-engineering: Shrinking the Day – Cut the Cost

Untuk menurunkan biaya pelatihan yang tinggi, Tiara mengurangi jumlah hari training dari dua hari kelas menjadi satu hari kelas dan e-learning melalui mOrning BCA.

Sebelumnya, Bank BCA harus mengeluarkan Rp82,51 juta untuk dua hari training offline. Penerapan kreativitas re-engineering ini dapat memotong biaya training hingga 20% dan dapat menghemat anggaran sebesar Rp395,04 juta per tahun.

Pandemi COVID-19 mengubah sistem training yang melarang adanya kelas offline selama bulan April hingga Desember 2020. Oleh karena itu, Tiara mengubah metode training kembali. Ia mengubah kelas offline menjadi online melalui aplikasi konferensi selama 2 hingga 3 jam. Selanjutnya, materi berbentuk video tutorial dialihkan dan dimasukkan ke dalam aplikasi myVideo. Untuk sesi Q&A dialihkan ke email yang akan dikirimkan oleh trainee kepada Trainer.  

Pemberlakuan proses training secara online ini membuat BCA tidak mengeluarkan biaya sepersen pun untuk membiayai kegiatan operasional training.

• Following the Trend, To Go Viral – Higher Endurance

Data pendukung yang digunakan untuk kreativitas ini adalah tingkat kelulusan. Pada tahun 2019, rata-rata tingkat kelulusan adalah 90%. Tiara ingin mempertahankan tingkat kelulusan agar terus berada di atas 90%. Selain itu, angka untuk work endurance masih tidak konsisten setiap bulannya untuk mencapai target 100%.

Generasi Z sangat suka terhadap suatu hal yang viral. Oleh karena itu, Tiara memberikan tugas kepada trainee melalui aplikasi media sosial TikTok dan akan diunggah ke aplikasi myVideo. myVideo adalah aplikasi yang dimiliki BCA dan formatnya seperti YouTube. Selain mengumpulkan tugas, para trainee juga harus mencari likes terbanyak.

Jika tugas yang diberikan sifatnya lebih serius, Tiara memberikan tugas melalui aplikasi MC² yang bentuknya seperti microblog.

Hasil dari program dan kreativitas di atas, terjadi peningkatan pada tingkat kelulusan dan work endurance yang terus mencapai target 100%.

• Gathering Knowledge Database – Standardized Trainers’ Answer

Setelah menjalani pelatihan, biasanya para trainee memberikan feedback dan evaluasi atas pengajaran Trainer. Berdasarkan feedback tersebut ditemukan bahwa para trainee merasa jawaban yang diberikan dapat berbeda antara satu Trainer dengan Trainer lainnya.

Solusi dari permasalahan tersebut adalah membentuk knowledge management yang menjadi panduan Trainer dalam menjawab pertanyaan trainee. Fasilitas ini akan membuat jawaban menjadi lebih terstandar.

Setelah menyelesaikan pemaparan presentasinya, ICCA membuka sesi tanya jawab bagi peserta Expert Class yang ingin mengajukan pertanyaan kepada Tiara, baik seputar pekerjaan maupun pengalaman lomba TBCCI. Banyak sekali peserta yang menyampaikan pertanyaan kepada Tiara, seperti Hadis dari ICON+ dan Reni dari Lion Parcel.

Hadis bertanya seputar cara mempertahankan presetasi sehingga bisa menang dua kali berturut-turut pada TBCCI 2019 dan 2020. Jawaban Tiara adalah just be yourself. Mungkin ketika melihat pemenang sebelumnya, kita melihat beberapa hal unik yang ditampilkan saat pemenang menampilkan presentasi. Namun, untuk mengadopsinya tetap perlu disesuaikan dengan karakteristik pribadi. Selain itu, berikan ide-ide kreatif karena aspek tersebut memiliki poin yang besar pada penilaian presentasi.

Selanjutnya, pertanyaan dari Reni untuk Tiara adalah cara meyakinkan manajemen bahwa metode online training dapat memberikan hasil training yang lebih baik. Dalam menyampaikan gagasannya kepada pihak manajemen, Tiara menunjukkan data pendukung sebagai bahan pertimbangan seperti hasil pre-test dan post-test, data assessment, dan rekaman kegiatan training untuk memperlihatkan antusiasme para peserta training. (FA)