Omega

Berita pagi ini, Timnas Inggris akhirnya harus dikalahkan Kroasia dengan skor 1-2. Padahal ada banyak pihak yang menjagokan The Tree Lions. Mungkin Anda adalah salah satunya. Tidak dapat dipungkiri bahwa negara dengan liga paling panas di dunia ini sangat mendambakan kemenangan. Tercatat dalam sejarah bahwa terakhir kali mereka juara dunia adalah pada tahun 1966. Langkah Inggris berakhir di semifinal piala dunia 2018.

Terkadang ada penyesalan setelah kata “akhir” dari sebuah hal. Peristiwa bisa berjalan sesuai rencana, namun ada kalanya harus berbeda. Anda boleh saja berharap hari ini cuaca akan cerah, namun kenyataan siapa yang tahu. Kalbis Institute hari ini dipenuhi harapan-harapan di hati para pesertanya. Semua orang tentu ingin menang. Seperti aforisme klasik yang banyak dipakai motivator bahwa, “hasil tidak pernah mengkhianati usaha”. Namun, pada kenyataannya semua orang juga berusaha, tapi tidak ada yang menjamin mereka akan menang.

Kita mungkin terlalu sering mendengarkan cerita motivasi yang berakhir happy ending, dan kadang dengan secara sengaja melewati cerita nyata kekalahan yang memilukan. Kita memilih cerita tentang kebahagiaan, dan membuang cerita sedih ke selokan. Memang hal tersebut tidak salah. Tapi kita harus bersiap untuk sebuah kepahitan.

Mental sekuat titanium adalah modal utama Sunaria Herlina untuk terus melaju. Ria, panggilan akrabnya. Hari ini dia menjadi salah satu perwakilan PT AXA Mandiri dalam lomba Teamwork kategori Quality Assurance (QA). Meski baru pertama kali mengikuti ajang The Best Contact Center Indoneisa (TBCCI), namun Ria sangat yakin dirinya bisa menang.

Sunaria Herlina, Peserta lomba teamwork Quality Assurance (QA) perwakilan PT AXA Mandiri,

 

“Baru pertama kali sih ikut acara TBCCI ini. Sempet deg-degan, tapi saya yakin MENANG,” ucap Ria penuh semangat.

Untuk mengikuti lomba teamwork TBCCI, Ria harus rela menyisihkan waktu liburnya untuk berlatih. Kadang sabtu, seringkali hari Minggu. Ria memang sosok perempuan yang kuat dan gigih. Sorot matanya ranum dan teduh. Wajahnya cantik dan tegas. Setegas wajah Ibu Susi Menteri Kelautan dan Perikanan, dan secantik Raline Shah. Berasal dari Kediri yang sering disebut “kampung inggris”, membuat Ria sangat menyukai pecel. Sudah 10 tahun Ria merantau di Jakarta. Sudah banyak pengalaman yang dia dapatkan.

“Pekerjaan itu tanggung jawab sendiri. Kita harus bertanggung jawab dengan tugas yang sudah diberikan perusahaan,” jelas Ria. Menurutnya, meskipun ada acara lomba TBCCI, bukan berarti dirinya terbebas dari tanggung jawab di kantor. Dia tetap harus menjalankan tugas-tugasnya, serta mencapai target-targetnya. Lelah memang, tapi Ria menjalaninya dengan sepenuh hati.

“Persiapan saya sejauh ini adalah mendengarkan recording dan saling memberi masukan bersama rekan setim lainnya,” lanjut Ria dengan asyiknya. Terlihat begitu senangnya dia berbagi. Rekan-rekan setimnya pun mengiyakan kalau Ria adalah teman yang supel dan senang sharing.

Keaktifan dan kesupelan Ria mengantarkan karirnya ke jenjang lebih tinggi. Saat ini Ria menjabat sebagai Supervisor QA di AXA. Sudah 2 tahun lebih dia menjabat sebagai Supervisor QA. TBCCI bukanlah ajang pertama yang dia ikuti. Sebelumnya Ria sudah pernah mengikuti ajang AXA Awards. Namun harus rela pulang tanpa medali. Dia belajar dari kegagalannya dalam ajang yang diikuti sebelumya. Pembelajaran adalah modal utama baginya.

“Meski kalah dalam AXA Awards, tapi saya banyak belajar hal-hal baru, seperti presentasi, cara handle nasabah dan lain sebagainya. Saya akan coba lagi nanti,” katanya optimis. “Tahun ini saya coba TBCCI. Kesan pertama seru. Saya banyak kenal orang baru. Menurut saya ajang seperti ini sangat penting ya. Selain sebagai ajang yang mengasah bakat, kita juga jadi bisa saling belajar satu sama lain,” lanjut Ria.

Sunaria Herlina dalam wawancara singkat

“Kalau gagal, saya akan belajar lagi untuk jadi pemenang. Dan kalau menang, saya juga akan belajar supaya bisa ke jenjang selanjutnya. Ke tingkat yang lebih tinggi lagi.” Lagi-lagi semangat yang dia punya terasa begitu meledak-ledak saat mengucapkan kata tersebut.

Optimis sekaligus realistis. Setiap lomba pasti ada yang menang dan ada yang kalah. Baik menang maupun kalah, Ria memilih untuk terus belajar. Karena dia percaya bahwa menang dan kalah bukanlah akhir dari cerita. Besok pagi dirinya tetap harus bangun dan berangkat ke kantor. Hidup terus berlanjut. Menang ataupun kalah, ada banyak pelajaran yang bisa diambil.

Omega adalah huruf ke-24 atau yang terakhir dalam alfabet Yunani. Namun, omega tidak mengakhiri sebuah kisah. Cerita-cerita dibentuk dari rangkaian huruf dan huruf. Setelah huruf omega ( Ω ), pasti ada huruf-huruf lainnya yang merangkai kata, dari kata kemudian menjadi kalimat, dari kalimat menjadi paragraf, hingga akhirnya membentuk satu kesatuan cerita yang utuh. Gagal itu hanya sebuah peristiwa. Sikap kitalah yang menentukan, apakah ini akhir dari perjalanan, atau cambuk untuk melangkah lebih cepat.

Nyatanya semua yang berakhir belum tentu sudah selesai. Terkadang akhir adalah awal yang baru, untuk langkah yang lebih baik. Mungkin kita hanya perlu untuk menjaga ingatan hari ini, sebagai usaha menjaga keseimbangan di masa depan.

PT. Bank Central Asia, Tbk (HNP & DH)

Rasulullah sebagai Teladan

Syaiful Bahri
Platinum Winner Agent Regular
PT. Adi Sarana Armada (ASSA Rent)

Beberapa sifat dan pribadi Rasulullah menjadi inspirasi dan teladan bagi Syaiful Bahri, Agent Regular Solution Center PT. Adi Sarana Armada (ASSA Rent). Syaif, sapaan akrabnya menuturkan bahwa tahun 2017 ini adalah tahun ketiganya mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia. Tips pertama Syaif yang dia terapkan saat lomba adalah ‘boom opening’ dan mengajukan pertanyaan sederhana, serta memperkenalkan ASSA Rent.

Pria berusia 26 tahun ini langsung menjelaskan beberapa tantangan yang dihadapinya. Tantangan pertama adalah proses kerja. Proses kerja yang dimaksud Syaif adalah pengecekan jadwal kunjungan service, dimana dalam sewa kendaraan, pihak ASSA Rent sendiri yang mengurus service kendaraan. Yang menjadi masalah adalah dalam prosesnya semuanya dilakukan secara manual.

Tantangan kedua adalah kemampuan dan kompetensi seorang agent, yang mana hal tersebut sangat dibutuhkan dalam menghadapi kebutuhan pelanggan dengan kendaraan sewa sangat bervariasi.

Tantangan ketiga tentu adalah harapan pelanggan. Pelanggan ASSA Rent yang merupakan para penyewa berbagai macam jenis kendaraan, baik untuk korporasi, transportasi logistik, dan layanan pengemudi, menuntut layanan dengan kualitas premium dan mudah dihubungi. Hal ini tentu merupakan tantangan tersendiri bagi para agent Solution Center.

Di sela sesi sharingnya, Syaif juga berbagi tips untuk memilih tantangan yang tidak umum, unik, hanya ada di call center masing-masing dan tentunya benar-benar diterapkan untuk solusi yang diberikan oleh agent.

Ide dan kreativitas pertama yang dijalankan oleh Syaif adalah sistem penjadwalan service yang semula dilakukan secara manual beralih menjadi online. Selain itu bisa dibuka melalui komputer dan juga telepon selular selama ada akses internet. Lalu teknisi dan tim operasional bisa mengeceknya secara real time.

Ide kedua adalah menjadi SOLEH yang merupakan kependekan dari Studiously, Objectives, Liveliness, Embolden, dan Humble. Studiously maksudnya adalah sangat hati-hati dalam memberikan solusi terhadap kebutuhan pelanggan. Objectives maksudnya adalah bersikap objektif terhadap kebutuhan pelanggan, tidak menduga-duga atau melibatkan perasaaan. Liveliness maksudnya adalah aktif mengikuti pelatihan yang diadakan perusahaan untuk dapat meningkatkan kompetensi. Kemudian untuk Embolden maksudnya adalah berani untuk mencoba hal-hal baru yang dapat meningkatkan kemampuan dan kompetensi. Terakhir Humble, maksudnya adalah tetap rendah hati dan memiliki sikap mau membantu setiap kebutuhan pelanggan.

Ide ketiga adalah berkenaan dengan sifat Rasulullah yaitu Fathonah, Amanah, Siddiq, dan Tabligh. Fathonah berkenaan dengan pengetahuan atau wawasan, kesopanan, kesantunan, kepercayaan diri dari pemberi layanan, serta respect terhadap pelanggan. Amanah berkenaan dengan kemampuan untuk memberikan jasa yang dijanjikan secara terpercaya dan akurat sehingga menumbuhkan kepercayaan pelanggan. Siddiq berkenaan dengan profesionalitas pekerjaan dan kejujuran dalam memberikan pelayanan terhadap pelanggan sesuai keahlian dan kemampuan. Lalu Tabligh berkenaan dengan komunikasi, memahami dan perhatian terhadap kebutuhan serta keluhan pelanggan. Perwujudannya adalah pelanggan yang terpuaskan.

Di sela pekerjaannya, Syaif juga melakukan beberapa macam kegiatan pengembangan diri. Kegiatan yang pertama adalah berbagi melalui kegiatan pengajian, seminar, workshop, dan sosialisasi di lingkungan. Kedua adalah berlatih melalui communication skill, complaint handling, sertifikasi agent, dan product knowledge. Ketiga adalah belajar melalui membaca buku tentang contact center, buku motivasi, buku otomotif, dan memahami SOP. Semua kegiatan tersebut dilakukan Syaif untuk meningkatkan dan mengembangkan attitude, skill, dan knowledge.

Beberapa penghargaan juga pernah didapatkan oleh Syaif, dari segi pekerjaan, Syaif dinobatkan sebagai Agent Solution Center of The Mid Year. Lalu Contact Center Certification dengan nilai yang memuaskan, menjadi salah satu perwakilan ASSA Rent untuk mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia lebih dari satu kali, dan yang tidak kalah penting adalah pencapaian kinerja yang diukur dalam Key Performance Indicator dengan nilai yang baik.

Syaif sendiri memiliki misi pribadi yaitu memberikan pelayanan prima terhadap pelanggan tetap dan pelanggan potensial yang hadir melalui Solution Center. Bersamaan dengan hal ini, Syaif juga ingin terus mengembangkan diri dalam hal Attitude, Attention, dan Action.

Tips berikutnya dari Syaif adalah menambahkan value berupa quotes atau motivasi dalam bentuk lain, dalam hal ini Syaif memasukkan terjemahan ayat Al Qur’an yang disesuaikan dengan kegiatan yang dilakukan oleh Syaif. Tips terakhir yang disampaikan Syaif, setelah mengucapkan “terima kasih” sebaiknya meneriakkan yel-yel atau slogan perusahaan untuk memberikan penutup yang khas.

Peserta yang hadir dalam sesi Winner Sharing sangat bersemangat dan antusias karena sebagian akan mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia 2018. Sebagian besar peserta menanyakan tentang pengalaman presentasi di dalam ruangan, tips-tips tertentu untuk menghadapi pertanyaan fishbowl, menghadapi rasa nervous, dan kesalahan teknis. Namun tidak sedikit juga yang bertanya tentang pekerjaan yang dihadapi Syaif sebagai agent contact center. Di akhir sesi, peserta berfoto bersama dan tidak lupa penyerahan plakat penghargaan untuk Syaif. (MZ)

Inspirasi dan Motivasi dari Sosok Umi

R. Fitrya Robbyany
Gold Winner Back Office
PT. Chubb General Insurance Indonesia

Ibu adalah inspirasinya, motivasinya, sekaligus membawa R. Fitrya Robbyany membawa pulang penghargaan Gold dalam ajang The Best Contact Center Indonesia 2017. Fitrya, sapaan akrabnya, adalah seorang Back Office untuk Broker, khususnya broker properti di PT. Chubb General Insurance Indonesia. Chubb sendiri merupakan perusahaan asuransi yang memberikan solusi asuransi umum yang komprehensif, baik untuk perusahaan besar, kecil, menengah, serta individu.

Wanita kelahiran Jakarta, 41 tahun yang lalu ini menjabarkan tantangan yang dia hadapi dalam pekerjaannya sehari-hari. Tantangan yang dimaksud oleh Fitrya adalah UMI yaitu urgent, multitasking, dan independent.

Tantangan urgent dijabarkan oleh Fitrya lebih lanjut. Sebagian besar mitra broker mengajukan berbagai macam permintaan dengan tingkat kepentingan yang tinggi. Memang sebagian besar mitra bisnis Chubb merupakan perusahaan properti ternama sehingga banyak sekali permintaan dengan tingkat kepentingan yang tinggi dan mendesak.

Fitrya menghadapi tantangan ini dengan kreativitasnya yaitu priority dan FIFO (first in first out). Permintaan dari mitra bisnis yang benar-benar penting dan mendesak seperti misalnya ada premi yang besar, apalagi yang mendekati tanggal closing selalu diutamakan oleh Fitrya untuk diselesaikan terlebih dahulu. Selain permintaan yang penting dan mendesak, properti besar dan ternama, serta pemilik perusahaan ternama juga menjadi prioritas Fitrya. Kemudian first in first out diberlakukan setelah menyelesaikan prioritas tersebut.

Berikutnya adalah tantangan multitasking. Menjawab email dan menerima telepon dari mitra kerja yang berbeda seringkali dilakukan oleh Fitrya. Agar dapat multitasking dan memberikan yang maksimum, wanita lulusan Universitas Gunadarma ini memberlakukan kreativitas meningkatkan knowledge dan skills. Pengetahuan apapun harus dipelajari terkait polis, premi, dan lain-lain. Selain itu Fitrya juga terus mengasah kemampuan berkomunikasi, menyimak, mencatat, serta bernegosiasi. Kebanyakan mitra bisnis suka terburu-buru, permintaan hari itu juga ingin diselesaikan di hari yang sama. Maka Fitrya sebisa mungkin menjadi multitasking dengan pengetahuan dan kemampuan yang maksimum.

Tantangan terakhir adalah menjadi independent. Di Chubb, hanya ada masing-masing satu orang Back Office untuk satu bagian, dan Fitrya merupakan satu-satunya Back Office untuk Broker. Fitrya harus mandiri karena harus melakukan pekerjaannya seorang diri sekaligus karena minim pengawasan dari Supervisor. Kreativitas yang dilakukan oleh Fitrya adalah commitment, set the time, dan melakukan checklist.

Meskipun disibukkan dengan semua pekerjaan sebagai Back Office untuk Broker, Fitrya tidak lupa untuk mengasah dan mengembangkan diri. Pengembangan diri yang dilakukan oleh Fitrya adalah dengan mengikuti berbagai macam pelatihan seperti pelatihan Bahasa Inggris, Service Excellent, Presentation Skill, juga Contact Center Analysis.

Kinerja Fitrya diukur dengan KPI yang meliputi Email Response within 1 Day target 95%, Handling Inquiry in 5 Days target 85%, Complaint Handling within 10 Days target 85%, Staff Attendance target 95%.

Selepas sesi sharing, peserta antusias bertanya seputar tugas sebagai Back Office untuk Broker, kegiatan pelatihan yang diikuti Fitrya, proses alur kerja Back Office di Chubb, case yang diselesaikan dalam satu hari, complaint handling, hingga pertanyaan seputar mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia seperti pergantian tema, proses pembuatan materi dan slide presentasi, dan menjawab pertanyaan fishbowl. Selain itu ada juga peserta yang ikut sharing seputar pekerjaan sebagai Back Office. Acara ditutup dengan penyerahan plakat penghargaan dan berfoto bersama. (MZ)