Menghadapi Millennials

Winner Sharing yang diadakan pada 8 September 2017 diisi oleh Abdul Jabbar Jawwadurrohman. Namun mari kita sapa dia dengan panggilan akrabnya yaitu Jawwad. Pria kelahiran Malang, 4 Desember 1993 merupakan Silver Winner untuk kategori Trainer dari PT. Astra Honda Motor. Setelah sesi perkenalan oleh seluruh peserta dan juga dirinya sendiri, Jawwad berbagi seputar persiapannya menuju ajang The Best Contact Center Indonesia 2017.

 

Sebagian besar peserta yang mengikuti training Jawwad adalah generasi millennials. Contohnya adalah tipe peserta yang suka update media sosial, peserta yang sibuk membuka notifikasi, peserta yang hobby transaksi online, dan peserta yang suka ngobrol melalui gadget atau gawai. Kegiatan tersebut tentu mengganggu proses pelatihan.

 

Menurut Jawwad, connected, creative, dan co-creation, merupakan tiga value generasi millennials. Jika proses pelatihan tidak mendukung mereka, maka peserta tidak akan memberikan attention, concentration, dan impression terhadap proses pelatihan. Kreativitas yang diterapkan Jawwad untuk memenuhi value generasi millennials tersebut pertama adalah mendapatkan attention peserta. Caranya adalah dengan membuat mereka tetap connected dengan gawai mereka. Selanjutnya untuk membuat mereka tetap creative, adalah dengan menggunakan online survey dan online quiz. Jawwad memanfaatkan kegemaran peserta dalam menggunakan gawainya untuk hal ini. Salah satu caranya dengan menggunakan mentimeter.com, peserta diajak untuk mengikuti survey dan menjawab pertanyaan kuis dengan menggunakan gawai mereka. Dengan begini, peserta akan terkesan bahwa pelatihan mereka tidak membosankan dan mereka tetap dapat menggunakan gawainya. Peserta pun lebih siap untuk menerima materi dan tidak keberatan ketika kemudian mereka diminta untuk menonaktifkan gawainya.

 

Sedangkan tantangan untuk concentration, Jawwad menerapkan kreativitasnya yang disebut sebagai isolated island survival. Maksudnya adalah, ketika para peserta telah selesai menjalani proses pelatihan, mereka akan kembali ke bagian masing-masing. Agar lebih siap, mereka tentu harus menjalani serangkaian proses seperti role play, diskusi, dan studi kasus. Sejauh ini, tantangan yang paling menantang bagi Jawwad adalah menghadapi peserta pelatihan yang hanya menganggap pelatihan sebagai formalitas atau sebuah kewajiban. Jawwad menghadapi tantangan ini dengan mengungkapkan di awal pelatihan bahwa apa yang akan dihadapi oleh peserta pelatihan dalam pekerjaannya sangat penting dan meyakinkan peserta untuk memahami bahwa mereka memerlukan untuk mengikuti pelatihan tersebut. Biasanya peserta akan mulai antusias ketika mereka menyadari bahwa mereka membutuhkan pelatihan tersebut.

 

Setelah sesi sharing, Jawwad mempersilakan peserta Winner Sharing untuk bertanya dan juga turut berbagi. Jawwad juga mempertunjukkan salah satu metode ice breaking kepada seluruh peserta Winner Sharing. Selain itu, Mubyar sebagai moderator sesi sharing juga menantang peserta yang juga merupakan Trainer untuk unjuk kebolehan dalam memberikan ice breaking kepada peserta training. Kegiatan ditutup dengan penyerahan plakat penghargaan dan berfoto bersama seluruh peserta Winner Sharing. (MZ)

Asah Otak, Strategi, dan Kekompakan Tim

Digelar di dua lokasi yang berbeda yaitu di Kalbis Institute dan Gelanggang Remaja, lomba The Best Contact Center Indonesia 2017 kategori Korporat Teamwork diadakan selama dua hari berturut-turut (1-2 Agustus). Sedikit berbeda dari tahun lalu yang terkesan serius dan tenang, tahun ini ada dua hal baru yang dihadirkan dalam kategori ini yang menghebohkan penonton dan supporter. Selain kategori yang mengasah otak yang tahun lalu pernah diadakan, dua kategori tersebut merupakan lomba yang mengasah strategi dan kekompakan tim.

Beberapa lomba pada kategori Teamwork yang diadakan di Kalbis Institute adalah Scheduling Team, Quality Team, Smart Team, Reporting Team, Business Process Team, dan Telesales Team. Business Process Team dan Telesales Team merupakan dua kategori baru. Seperti tahun lalu, suasana dalam seluruh lomba terkesan serius dan tenang. Namun pada lomba Telesales Team suasana agak lebih seru. Peserta yang menjadi Agent Telesales terlihat gigih menawarkan produknya kepada prospek. Business Process Team adalah lomba untuk membuat alur proses bisnis sesuai dengan rekaman. Sama-sama mendengarkan rekaman, namun bedanya Business Process Team dengan Quality Team adalah untuk Quality Team setelah selesai mendengarkan rekaman akan mengerjakan soal pilihan ganda berdasarkan rekaman yang diberikan.

Pada lomba Scheduling Team, Reporting Team, dan Smart Team masih sama seperti tahun sebelumnya, suasana pun masih sama serius dan tenang seperti tahun sebelumnya. Keseluruhan lomba-lomba tersebut memang dirancang untuk para ahli dibidang tersebut yang belum berkesempatan atau memang tidak mengikuti lomba kategori individu. Tentunya karena ini adalah lomba Teamwork, maka kerja sama tim sangat dibutuhkan.

Dua kategori baru yang juga menantang serta membutuhkan strategi serta kekompakan tim adalah Accurate Team dan Reliable Team. Pada kategori Accurate Team, peserta bebas memilih permainan yang mana dulu yang akan diselesaikan. Lomba ini sendiri adalah lomba untuk mengalahkan rekor waktu dengan menyelesaikan enam macam permainan. Tim yang dapat menyelesaikan enam permainan dengan waktu tercepat adalah pemenangnya. Hal ini tidak mudah mengingat beberapa permainan sangat sulit diselesaikan apalagi jika terburu-buru melakukannya. Sebut saja permainan Field Goal, yaitu menyusun masing-masing lima buah kaleng kosong diantara mistar agar seimbang kanan-kiri. Sebagian besar peserta menghabiskan waktunya pada permainan ini.

Sedangkan pada Reliable Team, nilai tertinggi didapatkan dari skor secara keseluruhan dalam enam buah permainan dalam kurun waktu 12 menit. Peserta harus urut memainkan permainannya dan dibatasi 2 menit untuk setiap permainan. Glassroad Tracker menjadi salah satu permainan yang menjadi lumbung poin bagi sebagian besar peserta. Permainan ini dilakukan dengan salah satu peserta meniup sebuah bola ping pong di atas deretan botol yang dibalik dan harus masuk ke dalam gelas yang disediakan di ujung deretan botol.

Dua kategori lomba ini berlangsung dengan sangat meriah. Sorak sorai penonton dan supporter membahana di dalam ruang Gelanggang Remaja. Kebersamaan dan kerja sama sangat terasa, selain itu juga strategi tim menjadi terasah melalui permainan-permainan tersebut.

Hasil lomba The Best Contact Center Indonesia 2017 kategori Teamwork langsung diumumkan pada saat hari perlombaan berakhir. Berikut adalah daftar pemenangnya:

SCHEDULING TEAM

  1. Angkasa Pura II
  2. Kereta Api Indonesia
  3. Bank Mandiri
  4. Bank Central Asia – 2

QUALITY TEAM

  1. Bank Central Asia – 2
  2. Bank Mandiri
  3. KLIP Direktorat Jenderal Pajak – 1
  4. Bank Central Asia – 1

SMART TEAM

  1. KLIP Direktorat Jenderal Pajak – 1
  2. PUSINTEK Kementerian Keuangan
  3. Bea Cukai
  4. Bank Mandiri

REPORTING TEAM

  1. KLIP Direktorat Jenderal Pajak – 1
  2. Adi Sarana Armada (Assarent)
  3. Astra International (AstraWorld)
  4. KLIP Direktorat Jenderal Pajak – 2

BUSINESS PROCESS TEAM

  1. Bank Indonesia
  2. Bank Central Asia – 2
  3. Astra Honda Motor
  4. KLIP Direktorat Jenderal Pajak

TELESALES TEAM

  1. KLIP Direktorat Jenderal Pajak
  2. Telekomunikasi Indonesia
  3. Bank Central Asia – 2
  4. Astra Honda Motor

ACCURATE TEAM

  1. Bank Central Asia – 1
  2. Bank Central Asia – 2
  3. Bea Cukai
  4. Bank Mandiri

RELIABLE TEAM

  1. Bank Central Asia – 1
  2. Swakarya Insan Mandiri
  3. Kereta Api Indonesia
  4. Bank Central Asia – 2

Mencari Orisinalitas Peserta Talent

Gempita ajang The Best Contact Center Indonesia 2017 untuk kategori Individual telah berlalu. Riuh sorakan tim pendukung juga telah menghilang dari area lantai enam dan tujuh Kalbis Institute, Pulomas, Jakarta Timur. Namun kemegahan acara yang berlangsung selama empat hari berturut-turut tersebut tidak akan hilang begitu saja. Festival tersebut telah terekam dengan baik oleh sahabat-sahabat yang mengikuti lomba ini dalam kategori Talent Writing, Photo, dan Video.

Menenteng kamera, perekam gambar, dan perekam suara, serta catatan juga laptop, peserta ajang The Best CCI untuk kategori Talent Writing, Photo, dan Video terlihat beredar di seluruh area lantai enam dan tujuh Kalbis Institute. Merekalah yang paling hafal seluruh sudut area tersebut karena selama empat hari berturut-turut dari tanggal 24 Juli hingga 27 Juli menggali setiap aspek yang ada dari ajang The Best CCI. Mereka menangkap setiap momen, mulai dari rasa nervous peserta sebelum masuk ruang presentasi, sisi lain peserta, kekompakan tim pendukung, kesan dewan juri, kesibukan panitia, hingga perasaan tak karuan yang dihadapi peserta saat presentasi di hadapan minimal sepuluh orang dewan juri.

Sosok-sosok di balik layar yang menjaga memori ajang The Best CCI 2017 juga tidak luput dari penilaian dewan juri. Bedanya, jika peserta kategori Individual langsung dinilai pada saat proses presentasi, peserta kategori Talent ini dinilai selepas seluruh karya foto dan video mereka dikumpulkan oleh panitia. Untuk tulisan, peserta sendiri yang mengunggahnya ke laman ICCA untuk kemudian dinilai oleh dewan juri.

Sabtu, 28 Juli, satu hari setelah rangkaian lomba kategori Individual dan Talent Writing, Photo, dan Video, adalah hari dimana seluruh karya peserta lomba Talent Writing, Photo, dan Video dinilai oleh dewan juri. Proses penjurian diadakan di Graha Seti, Jakarta Selatan selama satu hari penuh. Tiga orang juri independen yang merupakan praktisi dan dosen, berkutat dengan seluruh karya yang telah masuk arsip panitia.

Pada kategori Writing, Dwi Firmansyah mengutarakan pendapatnya bahwa secara keseluruhan, peserta Writing memberikan tulisan yang menarik. Peserta mampu menyajikan tema-tema yang unik berkaitan dengan event The Best CCI kategori Individual. Salah satu yang menarik perhatian Dwi adalah adanya satu tema tentang Agent Disabilitas. Peserta mampu menggali hal secara maksimal dan menyentuh human interest. Namun tak bisa dipungkiri bahwa dari sisi hard news peserta juga mampu menyajikan dengan baik disertai dengan hal-hal unik dari peserta kategori Individual. Jika dilihat dari segi penulisan dan ejaan, sebagian besar peserta sudah memahami dan menuliskannya dengan benar.

Menurut Dwi, sisi orisinalitas menjadi salah satu hal yang penting dalam menilai sebuah tulisan. Beberapa peserta sudah mampu menghadirkan tulisan yang orisinal dengan melakukan in-depth reporting untuk menggali hal-hal unik dari peserta kategori Individual. Selain melalui in-depth reporting, satu hal lagi yang menarik perhatian Dwi yaitu pengetahuan dan pengalaman peserta untuk memasukkan teori-teori bahkan tentang sastra ke dalam tulisan mereka. “Tulisan mereka menjadi lebih hidup, tidak kaku, dan lebih bertutur. Dari sisi keunikan ini yang membuat kami memberikan skor lebih tinggi. Dengan demikian, dua hal utama yang menjadi penilaian kami adalah orisinalitas dan keunikan tulisan.” Demikian komentar Dwi.

Sejumlah aspek penilaian untuk kategori Photo kemudian dijelaskan oleh Wisnu Tri Rahardjo. Wisnu, sapaan akrabnya, menyampaikan poin utama untuk penilaian kategori Photo. Teknik pengambilan gambar memang penting dan sebagian peserta sudah dapat dikatakan sebagai profesional oleh Wisnu, namun hal utama yang dicari dari hasil pengambilan gambar adalah sisi uniqueness atau keunikan foto. Wisnu juga menambahkan ada baiknya untuk menetapkan sebuah tema dalam satu hari pengambilan foto agar peserta dapat menangkap momen-momen yang lebih spesifik serta untuk memudahkan penilaian.

Aditya Rizky Gunanto, salah satu juri yang bertugas menilai karya video peserta juga berkenan berbagi tentang penilaian video peserta Talent Video. Ada beberapa peserta yang secara teknik sangat menguasai dan mampu menyajikan sebuah video yang ‘wow’. Skor tinggi diberikan untuk video yang secara penyajian menarik. Beberapa poin yang digarisbawahi oleh Aditya dalam menilai video dengan penyajian yang menarik adalah isi cerita yang bertutur, perpindahan scene yang mulus dan memiliki alur yang baik, serta adanya host yang mampu membawa cerita agar mengalir dengan baik.

Di luar sisi teknik pengambilan gambar, Aditya juga memberikan poin yang tinggi dari sisi penceritaan. Ada juga peserta yang mampu mengangkat tema yang unik dan memberikan penceritaan yang baik. Dalam hal ini tugas editor video menjadi penting. “Pada dasarnya kita harus tahu mau bikin video apa, ini terkait tema video. Kedua, harus tahu audiens-nya agar tidak terkesan menggurui penonton. Proses perencanaan atau pra-produksi juga sangat perlu diperhatikan agar tidak bingung saat proses take video.”

“Masukan saya untuk ke depannya adalah agar peserta mempersiapkan proses perencanaan atau pra-produksi dengan baik, kedua adalah masalah teknis, dan proses ‘memasak’ materi atau editing video. Satu lagi, perbanyak stock shot juga perlu agar editor tidak bingung saat mengedit dan tidak terjadi pengulangan scene.” Demikian pungkas Aditya. (MZ)

TBCCI 2017: the Story Begins

JAKARTA, KLIP DJP. Sepanjang sejarah umat manusia, sebenarnya, hal macam apa yang paling memotivasi kita untuk berkompetisi? Yang paling mendorong kita saling mengalahkan satu sama lain?

Senin, 24 Juli 2017. Langit sedang cerah belaka. Dari jendela kaca Kalbis Institute Jakarta yang lebar-lebar itu, cahaya matahari menerobos ke lantai 7, menerpa keriuhan yang telah dimulai sejak pagi. Ini adalah hari pertama dimulainya The Best Contact Center Indonesia (TBCCI) 2017, ajang bergengsi tahunan contact center se-Indonesia yang diadakan oleh Indonesia Contact Center Association (ICCA).

Acara berlangsung hingga tiga hari ke depan untuk kategori individu. Diikuti oleh 561 peserta pada seleksi tertulis (tahap I). Dan dari 561 peserta itu, 478 peserta berhasil lolos dan berhak mengikuti babak presentasi.

Andi Anugerah selaku Ketua Indonesia Contact Center Association (ICCA) periode 2014-2019

Jam di gawai saya menunjuk angka 09.00 lewat sedikit saat Andi Anugrah berbicara pada sebuah konverensi pers. Ketua ICCA itu mengungkapkan ada yang baru tahun ini, yaitu kategori disabilitas. Menurutnya, 1 persen dari populasi seluruh manusia adalah penyandang disabilitas. Oleh karenanya, TBCCI perlu memberikan porsi untuk mereka. Total ada delapan peserta yang akan presentasi Kamis depan. Selebihnya, acara dan kategori berjalan seperti tahun lalu.

Hari ini adalah saatnya para agent social media, quality assurance, IT support, desk control, dan trainer memamerkan kebolehannya. Saya sempat mengintip salah satu ruangan yang sedianya akan mereka pakai untuk presentasi. Suasananya dingin. Seolah rasa gugup menguap dari para peserta, memenuhi udara, lalu merambati dinding-dindingnya. Di ruangan itu, para peserta akan berhadapan dengan minimal sepuluh orang juri dari berbagai latar belakang. Ibarat pertandingan gladiator, para jurilah yang menjadi penonton sekaligus hakim. Di acungan jempol mereka, ‘hidup-mati’ gladiator ditentukan: menjadi juara, memenangkan benchmarking ke luar negeri, dan membawa nama baik untuk lembaga masing-masing, atau tidak sama sekali.

Pelangi, ingatan itu yang melintas saat melihat aneka rupa ekspresi para peserta. Warna-warni. Ada yang terlihat begitu tegang seolah menahan sesuatu dan ingin cepat-cepat dimuntahkan. Pendingin ruangan berfungsi dengan baik, sebenarnya, tetapi ada saja yang tetap sibuk mengelap keringat. Beberapa bahkan terlihat duduk menyendiri dengan mata terpejam, hanya bibirnya yang tak henti komat-kamit. Satu-dua lainnya berjalan mondar-mandir sambil mengingat-ingat sesuatu. Ada juga yang jadi lebih muram setelah keluar ruangan dibandingkan saat sebelum masuk. Ada yang justru sumringah seolah ingin memeluk siapa saja di sekitarnya. Perasaan dan ekspresi mereka boleh berbeda. Namun, tetap ada satu kesamaan. Siapa pun peserta yang datang ke Kalbis Institute hari ini, dari mana pun mereka, tujuannya hanya satu: menang.

Hana Indriati adalah salah satu yang sumringah setelah keluar dari ruangan. Bagaimana tidak, Peserta dari PT. Telekomunikasi Indonesia (Telkom) untuk kategori Agent Social Media Large ini, telah ditunggu rekan-rekan sejawatnya di depan pintu ruangan dengan yel-yel, sebuah buket bunga, juga novel Dilan. Setelah itu, mereka (supporter dan peserta) berkumpul melingkar, saling memeluk, lalu bersorak satu sama lain untuk merayakan sebuah kemenangan—yang mereka harap akan didapat di hari pengumuman nanti. Saya kira, kamera pun tidak akan bisa mengabadikan perasaan haru itu.

“Semalam aja ga bisa tidur sih. Cuma pas tadi keluar (red: ruang presentasi) kaget.”, ungkap Hana. Matanya masih berbinar-binar, tak menyangka akan mendapat sambutan begitu rupa dari teman-temannya.

Lain Hana, lain pula Dwi Wahyuni. Peserta dari PT. Angkasa Pura II ini teramat mencintai Doraemon, tokoh kartun yang ditayangkan di RCTI tiap Minggu pagi. Tak hanya mengenakan bando baling-baling bambu, ia juga membawa boneka Doraemon, boneka tikus (yang selama ini ditakuti Doraemon—kucing kok takut tikus), dan berbagai peralatan “dari abad ke-21” yang dimasukkan ke kantong ajaib Doraemon.

Dwi Wahyuni-Angkasa Pura II

“Doraemon ini passion saya, jadi saya tadi (red: saat presentasi) ngalir aja. Bisa all out.” Saat ditanya siapa saingan terberat, Dwi menjawab peserta dari PT. Kereta Api Indonesia. “Namun, karena saya berlatih secara optimal, saya tidak perlu khawatir lagi, dan yakin akan mendapatkan Platinum.” Semangat dan kepercayaan diri wanita cantik ini sungguh patut dikagumi.

Setelah bertemu Dwi dengan boneka Doraemonnya, ada pula Aulia Rahimi. Wanita yang anggun dengan baju biru ini adalah perwakilan dari Kantor Layanan Informasi dan Pengaduan, Direktorat Jenderal Pajak. Ia mengikuti kategori Best of the Best Quality Assurance. Terbaik di antara yang terbaik. Bagai memilih berlian terindah di antara berlian, tanpa dipoles pun ia sudah berkilauan. Ini adalah kali ketiga Aulia mengikuti ajang bergengsi TBCCI. Ia bahkan pernah memenangkan Platinum untuk kategori Quality Assurance di 2015.

Saat ditanya apakah yakin menang atau tidak, dia optimistis, “I give the best, let the God give the rest.”

Aulia Rahimi – KLIP Ditjen Pajak

Tentu tak semua kisah dapat dituliskan di sini. Yang jelas, para peserta adalah perwakilan-perwakilan terbaik dari kantor masing-masing. Mereka telah berusaha keras untuk sampai pada titik ini. Dengan segala persiapan, doa, pakaian, dan riasan terbaiknya. Lomba hari ini memang telah usai, tidak dengan harapan-harapan peserta untuk memenangkan hadiah sesungguhnya. Bukan sekadar hadiah ke luar negeri, melainkan kebanggaan untuk keluarga dan lembaga yang telah percaya kepada mereka selama ini. (NND)