Juri Cantik, Pemecah Fokus Para Supervisor

 

Didalam sebuah perusahaan pasti mempunyai struktur organisasi perusahaan. Didalam struktur organisasi tersebut salah satunya yaitu terdapat supervisor yang berada dibawah manajer dan diatas karyawan.

senyum semangat Dewan Juri Cantik disela rehat lunch time.

Supervisor merupakan jabatan dalam struktur perusahaan yang memiliki kuasa dan wewenang untuk mengeluarkan perintah kepada rekan kerja bawahannya dibawah arahan jabatan atasannya. Bila dilihat dari bahasa inggris supervisor diambil dari kata supervise (mengawasi, mengarahkan) jadi bila dideskripsikan maka supervisor merupakan seseorang yang diberi wewenang atau mempunyai jabatan untuk mnegawasi, mengarahkan suatu tatacara yang mengendalikan suatu pelaksanaan tatacara lainnya.

Supervisor harus bertanggung jawab dalam memastikan semua pekerjaan dilaksanakan dengan baik sehingga semua proses produksi berjalan lancar seperti monitoring produksi, pengawasah anak buah, melakukan instruksi kerja, bertanggung jawab keamanan, keselamatan atau kesehatan yang terancam. Ia harus dapat menjalin kerja sama dengan atasan perusahaan atau dengan bawahannya supaya tidak terjadi konflik. Supervisor dapat dibagi dalam beberapa tugas sesuai bakat dan pengalamannya sebagai contoh supervisor produksi, marketing, management dan lain sebagainya.

Peran kerja penyelia berada di tingkat madya, yaitu di antara para atasan perancang kebijakan dan di antara para pegawai pelaksana langkah-langkah kebiasaan di lapangan. Dengan kegunaan kerja yang berada di antara itu, maka tugas utama penyelia ialah untuk melakukan penyeliaan terhadap para pegawai pelaksana langkah-langkah kebiasaan kegiatan niaga perusahaan sehari-hari.

Penyelia adalah tingkat kepemimpinan yang tidak boleh merancang kebijakan yang bersifat laku-baik (strategic), tetapi hanya boleh menerjemahkan dan menyampaikan kebijakan laku-baik atasannya kepada para bawahan untuk dikerjakan dengan berhasilguna (effective) dan mampu menghasilkan (productive). Oleh karena itu, seorang penyelia harus memiliki kemampuan yang bermutu tinggi dan mencakup keterampilan membina hubungan baik di antara atasan dan bawahan; keterampilan terhadap kegunaan dan peran kerja agar mampu bekerja dengan baik, berdayacipta (creative), berhasilguna, bermutu, mampu menghasilkan, berdayaguna (efficient), berturutkerja (synergetic), dan cerdas melakukan penyeliaan terhadap bawahan; keterampilan kecerdasan jiwa batiniah (emotional intelligence) serta pola pikir yang membina watak baik.

Dalam ajang ICCA 2017 hari kedua yang diadakan di Kalbis Institute Jakarta kali ini dihadiri oleh supervisor-supervisor perusahaan besar di Indonesia. Semua bertanding menampilkan presentasi yang sudah mereka siapkan untuk berhadapan dengan juri. Ditengah ketegangan para peserta, ada yang menarik banyak Supervisor di Kalbis Institute. Adalah Via Rahma, wanita muda penuh talenta yang sedang diamanati tim ICCA untuk menjadi salah seorang juri dalam kriteria Supervisor.

Ditemui disela makan siangnya, Via menuturkan bahwa seorang supervisor adalah orang yang tau bagaimana cara dia engange tim, memotivasi tim, dan berbicara selalu tentang timnya. Dari sudut pandang yang lebih luas, Via melihat dari sisi managemen, apakah yang supervisor lakukan berdampak ke manajemen atau hanya individual profit. Dari sisi juri Via melihat supervisor adalah ia yang bisa membawa provit, terobosan, inovasi, menciptakan suatu program kerja baru, dan memberikan benefit terhadap perusahaannya.

Seorang supervisor memang dituntut tidak hanya bisa mengatur timnya, akan tetapi seorang Supervisor pula harus pintar dalam memilih langkah-langkah yang diambil supaya nantinya terus dapat memberikan keuntungan bagi perusahaannya.

Saat ditanya bagaimana kegiatan penjurian hari kedua dalam ICCA 2017 ini Via menjawab dengan nada semangat; “Seru, sejauh ini baru tujuh supervisor yang saya lihat, sudah ada beberapa yang bagus dan memenuhi kualifikasi.”

Didalam kriteria supervisor tahun ini, Via melihat ada banyak sekali program-progam baru yang disajikan presenter. Inovasi-inovasi baru yang dibagikan ini sangat bisa diterapkan diperusahaan lain sebagai salah satu cara untuk meningkatkan profit perusahaan.

Via melihat ajang ini lebih kepada ajang sharing antar korporat. “Yang jelas presentasi supervisor tahun ini lebih banyak menampilkan Program kerja dan inovasi baru yang menarik untuk disimak.” pungkasnya.

Komunikasi Laba-Laba, Menjaring Hingga ke Akar

Pembicara kedua yang turut berkontribusi sebagai pembicara dalam Winner Sharing kali ini adalah Janice Valicia atau yang akrab disapa Janice. Sama seperti Luciana, Janice mengawali karirnya di dunia contact center sebagai contact center officer atau agent.

Wanita kelahiran Jakarta, 26 Januari 1983 ini mengemukakan alasannya terjun ke dalam dunia contact center, alasannya adalah hearty service. Posisinya yang saat ini sebagai Supervisor membuat Janice berhadapan dengan tantangan yang berbeda dari posisinya yang sebelumnya adalah sebagai team leader. Tantangan tersebut adalah kualitas agent, kualitas team leader, dan komunikasi.

Agent yang berada di bawah kepemimpinan Janice sebagian besar adalah gen Y. Janice juga menghadapi tantangan untuk mencapai target tim yang cukup tinggi. Sejumlah 18 parameter harus dipenuhi oleh para agent, selain itu juga meningkatkan product knowledge. Cara yang ditempuh oleh Janice adalah dengan mengadakan kuis dan main tes sesama agent. Bagi agent yang belum mencapai target akan masuk kelas. Di kelas tersebut diadakan games sembari mengetes product knowledge agent.

Menghadapi Team Leader tentu tidak sama dengan menghadapi agent. Untuk menghadapi Team Leader, wanita lulusan Sarjana Ekonomi Manajemen ini mengadakan morning briefing. Pada malam harinya, Team Leader yang bersangkutan akan diinformasikan terlebih dahulu. Pertanyaan yang diajukan oleh Janice adalah tentang case yang terjadi di lapangan. Hal-hal yang dibahas adalah tentang update program, simulasi, membahas topik terbaru, dan case study.

Komunikasi juga menjadi tantangan tersendiri bagi Janice. Komunikasi yang dimaksud adalah karena posisi Supervisor yang berada diantara operasional dan management. Kreativitas untuk tantangan ini adalah dengan mengadakah week session dengan para Supervisor. Week session diisi dengan sharing program antar Supervisor. Kreativitas berikutnya adalah “komunikasi laba-laba” melalui WhatsApp group. Janice menerapkan grup yang dipisah-pisah agar memudahkan koordinasi antar agent, antar Team Leader, dan antar Supervisor. Komunikasi ini juga untuk menjaring hingga ke akar agar diketahui permasalahan dan didapatkan solusinya.

Pola kepemimpinan yang diterapkan Janice antara lain adalah dengan distribute, develop, dan define, menjadi Last Man Standing untuk mencapai target bersama. Pengembangan diri yang dilakukan oleh Janice adalah dengan terus belajar dan berlatih, outing, makan malam bersama tim, dan family time bersama ibu dan saudarinya. (MZ)

Wajah-Wajah Penuh Kebanggaan dalam Gala Dinner

Top 10 WinnerSore itu, tanggal 26 Agustus 2016 di Birawa Ballroom, Hotel Bidakara, menjadi saksi atas wajah-wajah penuh kebanggaan para insan contact center Indonesia. Setelah pergumulan panjang dengan seluruh rangkaian lomba The Best Contact Center Indonesia, akhirnya titik puncaknya ada pada malam Gala Dinner ini. Seluruh perjuangan masing-masing peserta, terutama untuk peserta individu, teamwork, dan talent writing serta multimedia, terbayarkan pada malam ini.

Acara diawali dengan registrasi ulang peserta, makan malam bersama, kemudian dibuka dengan special dancing performance oleh Bank Mandiri yang menjadi salah satu pemenang talent dancing. Selanjutnya diumumkan pemenang lomba teamwork yang meliputi empat kategori. Kategori Quality Team dimenangkan oleh KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Kategori Reporting Team dimenangkan oleh Bank DBS Indonesia. Kategori Scheduling Team dimenangkan oleh Bank Mandiri. Kemudian kategori Smart Team dimenangkan oleh KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Penyerahan penghargaan ini dilanjutkan dengan presentasi oleh masing-masing pemenang.

Setelah penghargaan untuk lomba teamwork, inilah saat yang paling dinanti oleh seluruh peserta, yaitu penghargaan untuk lomba individu. Kategori Best Manager Contact Center dimenangkan oleh Ike Yulindawati dari Bank Mandiri. Kategori Best of Best Manager dimenangkan oleh Yulfiana dari Telekomunikasi Indonesia. Acara selanjutnya diselingi oleh special dancing performance oleh pemenang platinum lomba talent dancing, yaitu peserta dari Bank Central Asia.

Kategori selanjutnya yang dibacakan oleh MC adalah kategori Supervisor dan Best of Best Supervisor. Kategori Supervisor dimenangkan oleh Hanif Ardiawan dari Telekomunikasi Indonesia dan Ramitha Clara Sakty dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Kategori Best of Best Supervisor dimenangkan oleh Sulhadi dari Telekomunikasi Indonesia.

Kategori selanjutnya adalah Team Leader dan Best of Best Team Leader. Kategori Team Leader sendiri dibagi menjadi Team Leader Inbound dan Team Leader Outbound. Team Leader Inbound dimenangkan oleh Dian Sahri Ramadhan dari Bank Central Asia, Aldy Prasetyo Putrananda dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak, dan Aniyah dari Astra Otoparts (Shop N Drive). Kemudian Team Leader Outbound dimenangkan oleh Tri Wiji Astuti dari Bank Mandiri. Sedangkan Best of Best Team Leader dimenangkan oleh Varanova Libels dari Telekomunikasi Indonesia.

Kategori selanjutnya adalah IT Support, Desk Control, dan Best of Best Support. Kategori IT Support dimenangkan oleh Emanuel Anggit Kristian Nugroho dari Bank Central Asia. Kategori Desk Control dimenangkan oleh Lukman Hakim dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian kategori Best of Best Support dimenangkan oleh Lisbeth Tampubolon dari Bank Central Asia.

Masih berlanjut dengan penyerahan penghargaan untuk kategori individu, selanjutnya adalah kategori Trainer dan Best of Best Trainer. Kategori Trainer dimenangkan oleh Hilmy Alghifari dari Indosat Ooredoo. Kemudian kategori Best of Best Trainer dimenangkan oleh Ario Bimo Pranoto dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak.

Acara diselingi oleh special performance dari pemenang pertama lomba talent singing, yaitu peserta dari Bank Central Asia. Kemudian kembali dilanjutkan dengan pembacaan dan penyerahan penghargaan talent kategori singing, dancing, writing, dan multimedia. Kategori singing, dancing, dan writing semuanya disabet oleh Bank Central Asia. Kemudian kategori multimedia dimenangkan oleh Telekomunikasi Indonesia.

Selanjutnya dibacakan kembali pemenang untuk individu kategori Customer Service, Team Leader Customer Service, dan Manager Customer Service. Kategori Customer Service dimenangkan oleh Rengga Tanjung Santoso dari Bank Central Asia dan Sylvia Febrina dari Angkasa Pura II. Team Leader Customer Service dimenangkan oleh Peggi Luchita dari Angkasa Pura II. Kemudian untuk Manager Customer Service dimenangkan oleh Dony Ronaldo dari Astra Honda Motor.

Kategori selanjutnya adalah Quality Assurance dan Best of Best Quality Assurance. Kategori Quality Assurance dimenangkan oleh Algi Rahmat Alfianto dari Bank Central Asia dan Erla Yulianto dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian kategori Best of Best Quality Assurance dimenangkan oleh Trias Putri Asmarini dari Bank Central Asia.

Kategori berikutnya yang dibacakan oleh MC adalah Back Office dan Best of Best Back Office. Kategori Back Office dimenangkan oleh Arif Lukman Hakim dari Bank Central Asia, Sanda Pradhipta dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak, dan Sepa Triani dari Angkasa Pura II. Kemudian kategori Best of Best Back Office dimenangkan oleh Ahmad Hidayah dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak.

Kategori selanjutnya adalah Agent Premium, Agent English, dan Best of Best Agent. Kategori Agent Premium dimenangkan oleh Darius Fajar dari Bank Central Asia. Agent English dimenangkan oleh Fitriana Putri Istiqomah dari Indosat Ooredoo dan Iqbal Muamar Achmad dari DHL Express. Kemudian Best of Best Agent dimenangkan oleh Nia Hariawati dari Bank Central Asia.

Kategori selanjutnya adalah Agent Regular yang dibagi menjadi Agent Inbound Regular dan Agent Publik. Kemudian ada juga Agent Social Media dan Agent Outbound (Telemarketing dan Telesales). Agent Inbound Regular dimenangkan oleh Purtia Fitriani dari Indosat Ooredoo, Fajar Cita Wibowo dari Garuda Indonesia, dan Meytri Bhabarani dari BNI Life Insurance. Agent Publik dimenangkan oleh Tio Risma Aprilyani dari Bank Indonesia. Sedangkan Agent Social Media dimenangkan oleh Ratri Wulandari dari Indosat Ooredoo dan Lucky Nurhalim dari Angkasa Pura II. Agent Telemarketing dimenangkan oleh Fatchah Sakinah dari Bank Mandiri dan Arif Wahyu dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian Agent Telesales dimenangkan oleh Shafira Sidratul Muntaha dari Telekomunikasi Indonesia.

Puncaknya adalah pembacaan Top 10 Winner yang merupakan sepuluh perusahaan terbaik dengan pencapaian medali terbanyak. Sebagai runner up ke-9 adalah Astra International, runner up ke-8 adalah DHL Express, runner up ke-7 adalah Bank Indonesia, runner up ke-6 adalah Astra Honda Motor, runner up ke-5 adalah Angkasa Pura II, runner up ke-4 adalah Indosat Ooredoo, runner up ke-3 adalah KLIP Direktorat Jenderal Pajak, runner up ke-2 adalah Bank Mandiri, runner up pertama adalah Telekomunikasi Indonesia, dan pemenang pertama adalah Bank Central Asia.

Pengundian Lucky Draw dilakukan di akhir acara dan peserta yang beruntung mendapatkan undian Lucky Draw adalah Lisbeth Tampubolon dari Bank Central Asia. Perusahaan Top 10 Winner yang diwakili oleh Direksi perusahaan melakukan sesi foto bersama. Kemudian disusul oleh masing-masing perusahaan dengan rombongannya masing-masing. Wajah-wajah penuh kebanggaan bertebaran di seluruh penjuru Birawa Ballroom. Mereka saling berpelukan, bertukar senyum, ucapan selamat, dan berfoto bersama sembari mengangkat plakat penghargaan yang disertai mengangkat atau menggigit medali yang diperoleh oleh peserta yang menjuarai lomba di kategori yang diikutinya. Yang belum mendapat kesempatan memenangkan kejuaraan ini bukannya menampakkan wajah sedih, namun justru wajah yang membara penuh semangat agar tahun depan dapat memberikan yang terbaik dan menjadi juara. (MZ)

Victory Loves Preparation

Hari Kedua Presentasi Individu

AHM 2 Agustus – Ketika keinginan untuk memberikan yang terbaik mengalahkan rasa malu dan ketakutan. Mungkin kalimat itu yang dapat kurang lebih menggambarkan penampilan para peserta di hari kedua The Best Contact Center Indonesia 2016. Mengintip 5 ruang presentasi yang menjadi saksi dari presentasi calon pemenang tahun ini, kami menyaksikan bagaimana tegangnya raut wajah para peserta sebelum masuk, komat kamit dari mulai mengingat-ingat presentasi sampai dengan lantunan doa, terdiam menerawang sambil berharap semua cepat berakhir, sampai dengan yang terlihat ceria dan tanpa beban namun di dalam hati berkecamuk penuh emosi, apalagi keluar dari ruang penjurian, rasa lega dan bahagia karena telah melewati waktu yang ditentukan dengan baik terpancar jelas di wajah peserta. Bahkan tidak sedikit yang berkaca-kaca sampai dengan menitikkan tangis haru dan bahagia. Ya, memang di ajang ini terlihat benar bahwa semua orang memiliki cara yang berbeda untuk menanggulangi kegugupan dan excitement masing-masing.

Pada hari kedua ini, kategori yang berkompetisi adalah Team Leader Inbound, Agent, Supervisor, Manager Inbound baik BTB maupun Regular, dan setelah euphoria hari pertama kemarin yang dapat dirangkum reporter kami di https://www.facebook.com/IndonesiaContactCenter/posts/1128407400551377, ternyata di hari kedua ini, euphoria dari seluruh pendukung dan peserta masih kental terasa di gedung Kalbis Institute.
Para juri akademisi dan praktisi dengan penuh dedikasi dan kesabaran memberikan penilaian sesuai dengan presentasi yang diberikan peserta, dan meskipun sebenarnya untuk presentasi ini telah diatur templatenya per kategori oleh panitia, namun bukan bearti bahwa presentasi yang ditampilkan akan membosankan atau sama saja, sebaliknya, berdasarkan beberapa juri termasuk Ibu Vera Damaiyanti selaku Manager Honda Customer Care Center yang menjadi salah satu juri, bahwa penampilan peserta tahun ini semakin kreatif dan atraktif dari tahun sebelumnya, yang tidak hanya membuktikan bahwa peserta telah memberikan segenap usaha, namun juga memperlihatkan kreativitas insan Contact Center Indonesia yang tinggi. Tidak heran jika hasil penilaian akan sulit dan berbeda tipis.
Presentasi kategori individual akan terus berlangsung sampai dengan 4 Agustus yang akan datang dan diadakan di Gedung Kalbis Institute, dan masih dalam rangkaian kompetisi, pada 8 Agustus akan diadakan Lomba Talent dan 9-10 Agustus untuk Lomba Teamwork, yang seluruhnya akan diadakan di Gelanggang Remaja Otista, Jakarta Timur. Wah semakin kental saja nih aroma kompetisi dan sportivitas karena diadakan di GOR! Makin tidak sabar melihat bakat hebat lain dari para peserta The Best Contact Center Indonesia 2016, karena pada lomba talent  memperlihatkan bakat lain yang dimiliki insan Contact Center Indonesia, dari mulai dancing hingga singing, dan melihat dari tahun-tahun lalu, penampilan yang disuguhkan membuat semua orang terpana. Pada tahun ini, panitia The Best Contact Center Indonesia 2016 juga membuat perbedaan dimana setiap peserta talent diwajibkan untuk mengikuti tes tertulis sama dengan peserta individu, untuk semakin mengedepankan kualitas keseluruhan dari setiap insan yang tampil, juga memperlihatkan bahwa penampilan yang disajikan adalah dari orang-orang terbaik di kelasnya.
Melihat bagaimana seluruh peserta di hari pertama dan kedua di ajang ini, memperlihatkan betapa matangnya semua persiapan dan yang juga membanggakan adalah betapa suportifnya tim peserta, bahkan meskipun berbeda perusahaan atau sesama kompetitor saling menyemangati satu sama lain memperlihatkan tingginya sportivitas dan semangat berkompetisi sehat di ajang The Best Contact Center Indonesia 2016 ini.
Akhir kata, bagi seluruh peserta yang telah selesai presentasi, selamat istirahat! Bagi peserta yang masih bersiap di besok dan lusa, selamat berlatih dan semoga sukses! Selalu ingat, bahwa Victory loves preparation.
Sampai jumpa di reportase AHM besok!☺️-YDU&IRD
Salam Satu HATI!