Jaring dengan Networking

Kita semua tahu bahwa networking menjadi salah satu cara untuk mendapatkan dan mempertahankan pelanggan. Memperbanyak kenalan bisa memperbanyak pelanggan. Apakah iya? Bisa iya, bisa juga tidak, tergantung bagaimana cara mengaplikasikan networking. Jika tidak efektif, networking “hanya akan menambah kenalan” saja, bukan menambah dan sekaligus mempertahankan pelanggan.

Lalu bagaimana menerapkan networking yang efektif dan sebisa mungkin low cost? Jenis-jenis network yang relevan dengan tiap tahapan proses penjualan menurut Tuba Ustuner dan David Godes dalam sebuah artikelnya di Harvard Business Review akan dijelaskan lebih dalam.

Market Place Network

Tahap ini adalah tahap untuk menemukan prospek yang potensial. Network yang pas untuk tahapan ini adalah yang bisa mendekatkan salesman sebanyak mungkin dengan calon pelanggan. Networking yang cerdas juga bisa dipraktekkan di antara tim penjualan dari dua produk yang saling melengkapi (komplementer) karena jenis pelanggan yang ditarget sama.

Prospect Company Network

Saat prospek sudah didapatkan, maka tahap selanjutnya adalah melakukan pendekatan untuk mendapatkan buy-in dari pelanggan. Kenali dan bangun networking dengan orang-orang lain di dalam organisasi pelanggan. Dekati user (pihak yang nanti akan memakai produk Anda), technical buyer (pihak yang mengawasi spesifikasi produk), dan tentu saja decision maker perusahaan.

Internal Network

Ini adalah network di antara sesama rekan-rekan satu perusahaan. Jangan meremehkan network semacam ini, terutama jika produk/solusi yang Anda tawarkan cenderung kompleks. Untuk merumuskan solusi yang customized bagi pelanggan, tentu Anda tidak bisa bekerja sendiri. Butuh masukan dari tim teknis yang lebih paham dengan seluk-beluk produk.

Customer Network

Ini adalah network yang terdiri dari para pelanggan-pelanggan loyal kita. Bahasa lainnya adalah komunitas pelanggan. Network yang terjalin di antara sesama pelanggan setia tadi tidak hanya berimbas secara positif pada loyalitas pelanggan lama. Kita pun bisa memanfaatkannya untuk membantu proses sales closing atas pelanggan baru.

TERSENYUMLAH DALAM MELAYANI

mediaSD

Jika kamu tersenyum, maka bunga-bunga akan bermekaran dengan semerbak wanginya. Begitulah pujangga akan menuliskan pujiannya pada gadis yang menarik hatinya. Tentunya ini tidak hanya berlaku bagi seorang gadis, namun akan berguna bagi siapa saja. Senyum menjadi jembatan untuk menyalurkan semangat positif kepada orang lain.

Pada pelayanan secara umum mendapatkan petugas yang senyum akan membuat nyaman pelanggan. Untuk itulah maka senyum menjadi pelajaran pertama bagi siapa saja yang mau terjun pada dunia pelayanan. Jika perlu dalam menerima karyawan harus memperhatikan apakah ia mampu tersenyum dengan manis. Biasanya agent yang kurang tersenyum lebih mudah tertekan atas
tuntutan pelayanan, dampaknya ia tidak akan lama pada pekerjaannya. Bagaimana dengan contact center, apakah pelanggan dapat melihat senyum agent? Jika hanya menggunakan telepon tentu saja tidak bisa melihat, namun jika menggunakan video call, maka pelanggan bisa melihatnya. Senyum yang baik tentunya akan enak jika dilihat, namun tidak harus selalu dilihat. Hanya dengan mendengarkan suara melalui pesawat telepon, maka kita tahu agent sedang tersenyum dalam melayani.

Agent yang tersenyum, maka akan memberikan pelayanan yang baik. Agent yang merasa nyaman dengan dirinya akan memberikan pelayanan yang nyaman bagi orang lain. Menularkan senyum akan membuat permasalahan yang rumit menjadi mudah untuk ditangani. Sangat berbeda jika kondisinya sedang tidak nyaman dan tanpa senyum, maka tidak bisa membuka diri dalam menangani masalah.

Suatu hari saya berkunjung ke salah satu perusahaan properti dan menyampaikan keluhan atas proses serah terima properti yang saya beli. Petugas yang pertama tidak ada senyum, terkesan menganggap biasa masalah yang saya keluhkan.Tak ada kepedulian atas masalah yang disampaikan, bahkan hal ini sering terjadi di perusahaan tersebut. Beberapa orang yang datang juga mendapatkan keluhan yang sama, bahkan ada yang suaranya terdengar keras atas sikap petugasnya.

Sepintas saya sudah beraggapan bahwa bisa jadi memang dia ditugaskan untuk menghadapi dengan dingin keluhan pelanggan. Tapi ternyata saya keliru, pada saat perdebatan mulai terjadi, maka munculah petugas kedua yang lebih ramah, dengan senyum dan mau memberikan solusi. Walaupun tidak menyelesaikan masalah saat itu, namun ia berhasil menenangkan suasana dengan senyumnya.

Begitulah, petugas pertama terbiasa tanpa senyum dalam melayani. Sebaliknya petugas kedua menghadapi masalah dengan senyum. Petugas pertama membuat jengkel dan timbul masalah baru, sedangkan petugas kedua membuka ruang untuk menemukan solusi. Sikap yang nyaman dengan senyum membuat suasana mudah dikendalikan. Petugas kedua merasa nyaman atas dirinya dan hasilnya membuat nyaman pelanggan serta bisa diterima oleh pelanggan.

Lain waktu saya menghubungi via telepon salah satu service provider, karena ingin mencoba berlangganan salah satu jenis layanannya. Kondisinya sangat tidak nyaman dan agentnya terdengar agak panik dalam memberikan penjelasan. Berhubung merasa tidak nyaman atas pertanyaan dan penjelasan yang diberikan, akhirnya batal dalam melakukan pesanan. Padahal saya
sudah berminat untuk menjadi pelanggan, namun karena tutur katanya yang kurang baik, akhirnya saya batal melakukan pemesanan. Dampak ketidaknyamanan agent dapat dirasakan dalam komunikasi pelayanan yang dilakukan agent. Semakin nyaman agent akan dirinya sendiri, maka semakin mudah ia menemukan permasalahan yang ditanyakan. Bahkan bisa jadi pelanggan menemukan solusi selama percakapan berlangsung, karena pertanyaan yang baik akan menggiring pelanggan untuk menemukan solusi.

Belajar memulai sesuatu dengan senyum tentunya akan membantu meningkatkan kepercayaan diri, sekaligus membuat agent bisa menikmati pelayanan yang diberikan. Bagaimanapun memberikan pelayanan yang baik adalah salah satu bagian ibadah untuk secara tulus membantu orang lain.

Edisi 7 2015 iC@llCenter (AA)

Membangun Pusat Pelatihan

MEMPERKAYA DAN MENINGKATKAN KUALITAS LAYANAN

 

Kesempatan mengajar di salah satu pusat pelatihan Lion Group merupakan kesempatanobservasi pendidikan khusus bagi industri penerbangan. Bahkan menyempatkanmerasakan suasana berbagai aktivitas disana, termasuk penginapan, makan di kantin,sahur di asrama dan kegiatan keagamaan di masjid. Puluhan kelas dijalankan bersamaansetiap hari untuk mendidik tenaga pramugara atau pramugari, tenaga teknisi, dan pilotserta berbagai bidang lainnya.

Dalam suatu sesi pelatihan peserta diberikan tugas untuk melakukan riset terhadap pelayanan contact center beberapa perusahaan dengan industri sejenis. Hasilnya peserta menemukan bahwa pelayanan yang dilakukan beberapa perusahaan tersebut memiliki perbedaan dalam kemampuan memberikan pelayanan. Ada yang kurang sesuai dengan pelayanan yang diharapkan, ada pula yang kurang dari cara penanganan maupun solusi yang diberikan.

Ketika coba digali lebih jauh, apa yang menjadi parameter kegagalan pelayanan yang dilakukan, hampir semuanya hanya menggunakan perasaan. Tidak ada pedoman yang bisa dijadikan ukuran bahwa pelayanan yang diberikan telahnsesuai dengan harapan pelanggan.nBisa dimaklumi, karena tugas yang diberikan memang tidak memberikan pegangan bagi peserta untuk melakukan pengukuran. Semua yang mereka lakukan hanya sebatas persepsi masingmasing peserta. Pada dasarnya riset sederhana ini memberikan gambaran mengenai pelanggan, karena setiap pelanggan memiliki persepsinya masingmasing. Tidak ada acuan baku terhadap pelanggan, harapan masing-masing bisa berbeda. Ada yang harapannya tinggi, ada pula yang rendah, ada yang memperhatikan sopan santun, ada yang fokus pada solusi yang diberikan. Semua peserta bebas untuk menentukan dan menyampaikan pendapatnya serta mendiskusikan dengan peserta lainnya.

Dalam kesempatan pelatihan yang lain terhadap tenaga canvaser, dilakukan survey terhadap motor yang digunakan peserta pelatihan. Sebenarnya bisa ditebak motor apa yang banyakdigunakan, sesuai dengan kondisi pasar yaitu mulai dari Honda, Yamaha, Suzuki dan terakhir Kawasaki. Namun coba tanya mereka, apa alasan memilih motor dengan merek tertentu. Jawabannyasangat sulit ditebak, bermacam-macam, mulai dari model, warna, bahan bakar, cicilan, dan sebagainya.

Beragamnya pendapat menyebabkan periset harus mencari titik kesimpulan atas suatu riset yang dilakukan. Perilaku pelanggan atas suatu produk berbeda dipengaruhi oleh persepsi dan kondisi yang dihadapinya. Disinilah letak kemampuan seseorang dalam mengamati, mengukur dan melakukan analisa permasalahan serta membuat kesimpulan yang bisa dipertanggungjawabkan. Setiap orang bisa menarik kesimpulan berbeda atas suatu kasus, tergantung pada pengetahuan, pengalaman, keterampilan bahkan perasaannya.

Semua itu bisa dipelajari, dilatih dan dikembangkan, jika diberikan ruang untuk melakukannya sehingga menjadi kompetensi tersendiri. Contact center mempunyai peluang yang besar, karena berhubungan dengan banyak pelanggan. Setiap interaksi bisa menjadi acuan untuk dilakukan analisa terhadap perilaku pelanggan. Kemampuan analisa pelanggan perlu dikembangkan, bukan hanya untuk Quality Assurance, bisa juga untuk Team Leader, Supervisor bahkan Manager.

Setiap temuan bisa menjadi bahan diskusi yang menarik, sehingga memperkaya pengetahuan dan bermanfaat dalam meningkatkan kualitas pelayanan. (AA) Sumber : iCallCenter edisi/4/2015