Tangkas Tangani Cuaca Buruk

Winner Sharing, 18 Oktober 2017
Indri Setiyo Rini
Platinum Winner Social Media PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

Media sosial merupakan salah satu media alternatif pelayanan yang makin lama makin banyak penggunanya. Selain praktis dan cepat, interaksi dapat direkam (di-capture) dengan lebih mudah. Namun bekerja sebagai seorang agent social media tidak sesederhana yang kita bayangkan. Pelayanan maksimal juga harus diterapkan untuk melayani pelanggan melalui media sosial.

Winner Sharing hari ini (18/10) diisi oleh pemenang Platinum dari Contact Center 121 PT. Kereta Api Indonesia (Persero). Acara dibuka oleh Mubyar Nur Khaliq dan diawali dengan perkenalan masing-masing peserta. Indri, sapaan akrabnya, memulai sesi sharing dengan memperkenalkan diri. Sebelum bergabung dengan tim media sosial, Indri adalah seorang Agent Inbound pada 2015 dan PIC Team Leader Inbound pada 2016.

Wanita yang lahir di Jakarta, 28 tahun yang lalu ini kemudian mengungkapkan tantangan yang dia hadapi sebagai seorang agent social media. Tantangan tersebut diistilahkan Indri dengan Cloud, Thunder, dan Heavy Rain. Cloud ini maksudnya adalah pelanggan, yang dibedakan menjadi awan cirrus (pelanggan baru), cumulus (komunitas pecinta kereta), dan cumulonimbus (politisi, tokoh publik, dan media). Kreativitas yang dilakukan oleh Indri adalah dengan menggunakan barometer yaitu dengan mengetahui dan mengeksplor pelanggan.

Thunder maksudnya adalah sentimen negatif pelanggan, kasus-kasus viral, dan berita hoax. Kreativitas yang diterapkan Indri adalah dengan menggunakan penangkal petir (lighting rod), atau dalam hal ini adalah ke pihak-pihak terkait untuk melakukan cross check. Setelah mendapatkan konfirmasi dari pihak terkait, Indri akan langsung menyampaikan kepada pelanggan yang mengirimkan sentimen negatif, menanyakan kasus viral, dan yang menyebarkan berita hoax.

Sedangkan tantangan Heavy Rain merupakan gambaran untuk membludaknya pertanyaan dan permintaan seperti tentang launching kereta baru, kereta tambahan lebaran, fasilitas kereta, dan perubahan rute kereta. Tantangan ini dihadapi Indri dengan Umbrella yaitu catatan penting yang disusun sendiri oleh Indri, Raincoat yaitu berkoordinasi langsung dengan pihak terkait melalui aplikasi WhatsApp, dan Fast Running yaitu dengan membuat laporan ke manajemen tentang aspirasi pelanggan terkait suatu hal. Hasil dari kreativitas yang diterapkan Indri tersebut adalah masuknya respon positif dari pelanggan yang menggunakan media sosial.

Disibukkan dengan pekerjaan tidak membuat Indri berhenti melakukan kegiatan pengembangan diri. Sejumlah kegiatan pengembangan diri yang dilakukan Indri adalah mengikuti front liner gathering, aktif sebagai traveler, blogger dan netter yang up-to-date, dan juga mengikuti pelatihan, salah satunya Contact Center Analysis.

Penilaian terhadap kinerja Indri diukur melalui Key Performance Indicator yang meliputi Attendance, Quality, dan Productivity. Dari kinerjanya tersebut Indri juga berhasil mendapatkan penghargaan internal sebagai The Best Agent Social Media selama dua kali.

Sesi sharing tidak lengkap tanpa adanya sesi tanya jawab dan diskusi. Beberapa peserta aktif mengajukan berbagai macam pertanyaan. Sejumlah pertanyaan yang ditanyakan oleh peserta antara lain adalah tentang pengiriman laporan oleh agent social media, apakah pernah menjumpai hard case, saluran untuk bertanya by WhatsApp, target followers, persiapan mental dan materi untuk menghadapi lomba, bagaimana meminimalisasi sentimen negatif, spy team di luar agent social media, media menyalurkan komplain di kereta, hingga pembagian role untuk agent social media.

Disamping Indri, pertanyaan-pertanyaan peserta juga dibantu jawab oleh rekan dan supervisor Indri yang turut hadir di acara Winner Sharing hari ini. Pada akhir sesi, Indri menerima plakat penghargaan sebagai pembicara Winner Sharing dan berfoto bersama seluruh peserta. (MZ)

Customer Service On Train, Sepenuh Hati Melayani Pelanggan

Sebagai pelanggan, bagaimana Anda menentukan kapan layanan pelanggan itu dinyatakan “baik”, hebat, luar biasa, atau, di sisi lain, buruk? Apa yang penting untuk Anda ?

Iksanudin, sang pelayan hati para pelanggan diatas Kereta Api Indonesia

Layanan pelanggan yang baik bukan tentang praktik terbaik generik tapi tentang HASIL yang berhasil mereka capai. Saya tidak benar-benar percaya pada serangkaian tindakan konstan yang akan memberi Anda layanan pelanggan kelas dunia terlepas dari semua keadaan lainnya (tipe industri proses penjualan, kategori pelanggan yang Anda tawarkan produk / layanan Anda, dll). Cara kerjanya tidak seperti itu. Bukan berarti Anda tidak bisa menempatkan diri Anda dalam posisi terbaik untuk memberikan layanan pelanggan yang luar biasa. Justru sebaliknya.

Customer Service secara umum ialah setiap aktivitas yang diperuntukkan atau ditujukan untuk memberikan kepuasan pelanggan, melalui pelayanan yang bisa memenuhi keinginan dan kebutuhan pelanggan.

Customer service juga adalah pelayanan yang disediakan oleh suatu perusahaan untuk melayani kebutuhan dan memberikan kepuasan kepada pelanggan yang biasanya meliputi penerimaan order atau pesanan barang, menjawab pertanyaan-pertanyaan atau memberikan informasi, dan penanganan keluhan-keluhan yang berhubungan dengan produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan.

Dalam menjalankan suatu fungsi dan tugasnya, seorang customer service harus benar-benar memahami tugas customer service dan fungsi customer service dengan baik agar nantinya mampu menjalankan tugasnya dengan prima.

Sangat penting untuk memahami dan menghindari perilaku tertentu yang akan membuat konsumen marah dan menghentikan hubungan dengan perusahaan Anda. Beberapa konsumen mengekspresikan frustrasi saat mencari produk layanan dan menemukan perusahaan atau pengecer yang produknya tidak tersedia bila dibutuhkan.
Kemudian klien lain merasa bahwa garis bantuan terlalu lambat untuk menyelesaikan masalah mereka, dan teknik manajemen kemarahan tidak akan membantu. Beberapa klien juga dapat merasa bahwa layanan yang mereka terima terlalu impersonal, dan persentase klien yang berkembang pesat merasa mereka tahu lebih banyak tentang produk daripada agen yang mereka ajak bicara.

Adalah Iksanudin, pelaku pelayanan pelanggan di perusahaan yang bergerak dibidang transportasi perkereta-apian Indonesia. Menurut Iksan; begitu ia akrab dipanggil, bekerja di bidang pelayanan itu susah-susah gampang . “Pelayanan itu batasnya langit dan yang kita layani adalah manusia yang tidak akan pernah puas” begitu tuturnya.

Iksan juga menuturkan bahwa saat kita bekerja di bidang pelayanan, kita harus menyadari bahwa pelayananan itu terus meningkat sesuai dengan perkembangan jaman. Begitu pula ekspektasi pelanggan dan kebutuhan pelanggan yang terus meningkat.

Sebagai praktisi pelayanan mau tidak mau Customer Service juga harus meningkatkan kemampuan interpersonalnya. Jadi bekerja di bidang pelayanan ini tidak cukup hanya bisa melayani saja, butuh skill-skill pendukung lainnya yang akan sangat membantu sekali dalam keberlangsungan kegiatan pelayanan pelanggan di dalam suatu perusahaan.

 

“Semua orang bisa bekerja di bidang pelayanan yg penting care, peduli sama orang” ucap Iksan saat ditemui usai presentasinya dihadapan juri. Yang kita hadapi dalam dunia pelayanan pelanggan adalah manusia bukan barang. Untuk berkomunikasi antar manusia, tidak cukup hanya verbal saja, akan lebih baik jika didasari dengan hati yang tulus pula. Ketika kita bekerja dengan hati, secara otomatis hati pelanggan kita juga akan tersentuh dan layanan kita tanpa disadari juga akan berkembang menjadi layanan pelanggan yang lebih baik.

Iksan memang sudah cukup lama berkecimpung didunia Pelayanan Pelanggan, khusunya pelayanan diatas kereta api. Iksan sudah bergabung dengan perusahaannya sejak tahun 2014. Saat ditanyai pencapaian prestasi sepanjang karirnya ia menyampaikan bahwa Iksan termasuk dalam Tiga Besar Frontliner terbaik di ajang Frontliner Award perusahaannya. Tidak hanya itu, tahun ini ia di percaya dan terpilih menjadi The Best Employee di Daerah Operasi 6 Yogyakarta; stasiun kereta api tempat Iksan melayani pelanggannya.

Iksanudin berharap kedepannya ada sharing ataupun training antar perusahaan untuk bertukar ide dan gagasan satu sama lain. Hal ini dimaksudkan untuk mengetahui keunggulan perusahaan satu dengan yang lain sehingga kita dapat mempelajari hal baik mana yang kemudian dapat diterapkan untuk kebaikan perusahaan kita masing-masing. “Karena saat ilmu kita dibagikan, sebetulnya tidak akan berkurang, justru malah akan menambah ilmu kita” ungkapnya.

The One And Only Service

Membawa pulang senyuman di wajah penumpang pengguna layanan kereta api menjadi prioritas wanita ini. Bagaimana tidak, kereta api merupakan alat transportasi massal dengan biaya yang relatif murah sehingga menjadi pilihan banyak kalangan. Pelayanan prima harus selalu diberikan agar respon masyarakat terhadap layanan satu-satunya alat transportasi bebas macet ini selalu bagus dan senyum penumpang tetap mengembang.

Anne atau Butet, begitu panggilannya, memiliki misi mulia dengan ingin selalu membuat para penumpang kereta api turun dengan tersenyum dan memberikan respon terhadap layanan kereta api dengan tersenyum pula. Membawa pulang senyuman ini bukanlah tugas yang mudah karena banyak hal harus dilakukan. Wanita bernama lengkap Erni Sylvianne Purba ini menjelaskan ada beberapa layanan yang disediakan oleh Kereta Api Indonesia. Pilihan layanan perjalanan ada tiga, yaitu layanan ekonomi, bisnis, dan eksekutif. Stasiun kereta api juga banyak tersebar di pulau Jawa dan pulau Sumatra. Layanan pemandangan alam membentang juga gratis disaksikan sepanjang perjalanan. Semua hal mulai dari pertanyaan, keluhan, dan masukan bisa langsung mention ke akun Twitter Kereta Api Indonesia di @kai121.

Bekerja di dunia contact center selalu ada banyak tantangan untuk dihadapi. Begitu juga dengan Anne, ada tiga tantangan utama yang harus dia hadapi. Tantangan tersebut adalah high public expectation, instant culture, dan consistency. Tingginya ekspektasi publik terhadap kualitas pelayanan KAI membuat Anne dan timnya harus bekerja ekstra agar tidak membuat para pelanggan kecewa. Kemudian budaya bersosial media, yang meng-capture gambar atau peristiwa kemudian di share juga menjadi perhatian khusus. Terakhir adalah konsistensi pelayanan, Anne dan timnya harus konsisten membawa pelayanan prima dengan tujuan akhir adalah kepuasan pelanggan.

Ide dan kreativitas kemudian disusun oleh Anne untuk menjawab tantangan yang harus dia hadapi. Ide dan kreativitas tersebut adalah dengan memberikan warna baru dengan social media and handling complaint. Jika ada permasalahan yang sulit diselesaikan, akan dilakukan investigasi dan pencarian informasi yang berhubungan dengan permasalahan tersebut. Kemudian dengan membuat happening hashtag agar menjadi komentar yang baik untuk KAI. Terakhir adalah dengan pemanfaatan meme untuk menggambarkan citra baik KAI.

Ada pula roadmap quality improvement yang dicetuskan oleh wanita yang lahir tanggal 25 April 1984 ini. Isinya berupa set up, implementasi, dan improvement. Ada tiga kunci yang membuat tim Anne dapat menikmati kesuksesan. Kunci tersebut adalah kalimat yang memberikan dampak positif bagi pelanggan, tidak merusak citra perusahaan, dan hormat pada undang-undang. Wanita lulusan sarjana teknik informatika UKDW Yogyakarta ini juga menerapkan manajemen bawahan dengan tiga bentuk kegiatan yaitu delivery, delegation, dan evaluation. Menyampaikan informasi yang akurat, cepat, dan tepat selalu diberikan oleh Anne untuk timnya. Mendelegasikan wewenang juga dilakukan oleh Anne agar nantinya orang-orang yang diberi delegasi wewenang dapat memimpin dengan baik. Kegiatan evaluasi juga tidak pernah dilewatkan oleh Anne dan timnya.

Anne juga terus mengembangkan dirinya dengan mengikuti berbagai macam training, certification, dan benchmarking. Project-nya selama satu tahun belakangan adalah dengan mengikuti sertifikasi COPC di Singapura, sebagai project manager social media KAI, sebagai kontributor portal presiden, aktif sebagai customer relation, memperoleh silver medal dalam ajang The Best Contact Center Indonesia tahun 2014, dan sebagai advisor Kementerian Perhubungan 151.

Pencapaian-pencapaian yang membanggakan bagi Anne adalah mendapatkan customer applause untuk portal presiden dan keterkaitan antara akun media sosial KAI dengan hashtag #WonderfulIndonesia sebagai tagar yang digunakan untuk promosi wisata Indonesia di seluruh dunia. Sedangkan pencapaian kinerja yang berhasil diraih Anne adalah respon terhadap pertanyaan dijawab dalam 30 menit hingga 70% dan service quality yang ditargetkan 85% dapat tercapai hingga 115%. (MZ)

Karena Keringat Tak Akan Bohong

          Yuhuuuuuuuu………! Jambore memasuki hari terakhir….! Eits…., hari terakhir bukan berarti sudah selesai ya. Hari ini, 17 Mei 2015 di hari Minggu yang cerah penyelenggaraan kegiatan jambore TBCCI (The Best Contact Center Indonesia) 2015 oleh ICCA (Indonesia Contact Center Association) dilanjutkan. Jika kemarin adalah proses panjang di permulaan kegiatan jambore, maka untuk hari kedua adalah kelanjutan sekaligus pengumuman hasil kegiatan selama dua hari di Buperta. Sebelum adzan subuh dikumandangkan, para peserta sudah harus bangun pukul 04.00 pagi. Cuaca yang mendukung para peserta jambore selama dua hari kegiatan itu turut melancarkan semua rancangan kegiatan demi kegiatan yang sudah disusun dengan baik oleh para panitia jambore TBCCI 2015. Di hari kedua pun tidak turun hujan seperti yang dikhawatirkan, sehingga tidak mengganggu kelancaran kegiatan jambore. Dengan mata yang masih berat untuk dibuka, tubuh yang masih malas beranjak dari rebahan, dan rasa lelah yang masih menyelimuti, para peserta mulai membangkitkan semangat untuk mengikuti kegiatan selanjutnya. Alhasil, jadwal bangun peserta mundur satu jam namun tetap tidak mengganggu kegiatan selanjutnya.

          Setelah dilanjutkan ibadah shalat subuh bagi yang menunaikan dan juga mandi pagi, para peserta bersiap untuk masuk ke kegiatan inti hari itu. Berbagai lomba sudah disiapkan untuk kembali mengasah kemampuan para peserta jambore. Meskipun terlihat lelah, para peserta tetap menjaga semangat untuk terus yakin terhadap hasil terbaik yang berusaha dicapai. Dari segi penampilan pun terlihat semangat mereka melalui pakaian seragam yang dikenakan. Terlihat lebih padu dengan semangat yang mereka tingkatkan dari sebelumnya. Ada yang lebih santai dengan seragam perusahaan masing-masing, ada juga yang mengenakan seragam menyesuaikan tema yang dipilih. Energi untuk menang benar-benar terasa pagi itu.

Kerjasama tim dari PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Kerjasama tim dari PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

          Inti acara pertama di hari kedua yang diikuti oleh para peserta jambore adalah lomba adu ketangkasan dan daya cipta atau kreativitas. Perlombaan yang juga menguji kerjasama masing-masing kelompok ini mungkin tergolong sederhana. Lomba pertama meliputi lomba memasak dan memasang balon. Disini, para peserta diminta untuk memasak paling 12 telur mata sapi dan 12 telur rebus. Disaat yang bersamaan, peserta juga diminta untuk membuat hiasan balon. Selama lomba berlangsung, kerjasama regu dibuktikan dengan pembagian tugas untuk menyelesaikan lomba memasak dan menghias balon di pagar tenda masing-masing regu. Jumlah balon sebanyak 100 buah itu masing-masingnya harus digantungkan di pagar dengan menggunakan sebuah benang. Waktu yang diberikan pada para peserta adalah satu jam hingga pukul 08.30 WIB. Dalam kurun waktu tersebut, peserta harus dapat menyelesaikan semua tugasnya. Semakin mendekati batas waktu yang diberikan, para peserta semakin berusaha menyelesaikan lomba dengan cepat. Setelah Bapak Andi memberikan aba-aba bahwa waktu sudah habis, para peserta diminta untuk segera membawa telur-telur yang sudah dibuat di pendopo. Seketika itu juga para peserta belarian ke arah pendopo dengan membawa telur-telur buatan mereka. Di pendopo, juri yang bertugas memberi penilaian sudah siap. Masing-masing regu hanya boleh menyertakan satu perwakilan saja saat penilaian telur masakan di pendopo.

Para peserta Jambore saat lomba memasak dan menghias balon
Para peserta Jambore saat lomba memasak dan menghias balon
Penilaian hasil lomba memasak
Penilaian hasil lomba memasak

          Sementara telur dinilai, tim penilai sudah bersiap berkeliling ke setiap tenda di lapangan. Para peserta diminta untuk mengosongkan tenda untuk mengosongkan tenda selama penilaian berlangsung. Kebersihan, kerapihan, dan keadaan sekeliling tenda menjadi penilaian tiap regunya. Berlanjut ke lomba kecerdasan yaitu lomba menebak bumbu. Dalam lomba ini, setiap peserta harus menebak bumbu, boleh dengan mencium, mencicipi, atau meraba bumbu dapur dalam keadaan mata tertutup rapat. Setelah lomba tebak bumbu selesai, peserta kembali diuji kecerdasannya dengan lomba kata sandi buku.

Pembongkaran tenda PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk . dan PT. Kereta Api Indonesia (Persero)
Pembongkaran tenda PT. Bank Mandiri (Persero) Tbk . dan PT. Kereta Api Indonesia (Persero)

          Tak hanya itu, lomba ketangkasan peserta kemudian diuji dengan lomba labirin dan water estafet. Perlombaan yang mengasah kemampuan jasmani ini ditunjukkan dengan cara pelaksanaannya yang mengharuskan para peserta untuk menggerakkan tubuh mereka untuk berlari. Dengan waktu singkat yang diberikan oleh panitia, para peserta harus mampu menyelesaikan tantangan lomba dengan baik. Setelah semua perlombaan selesai dilaksanakan, panitia memberikan waktu kurang lebih 5 menit untuk membongkar tenda. Pembongkaran tenda juga masuk dalam penilaian dewan juri. Adapun yang menjadi bagian penilaian meliputi kecepatan saat membongkar tenda, kerapihan melipat tenda, dan kebersihan peralatan tenda yang telah digunakan selama mengikuti kegiatan jambore. Peserta di setiap regu harus mengembalikan perlengkapan tenda yang sudah diberikan oleh panitia yang diantaranya terdiri atas 2 buah tenda, 24 pasak, 4 tiang utama tenda, dan peralatan tenda lainnya. Kesemua hal yang menjadi syarat penilaian memiliki bobot yang besar bagi tiap regu. Untuk itu, para peserta harus melakukan yang terbaik dalam setiap hal walaupun hal yang dianggap kecil seperti membuang sampah atau menjaga lingkungan sekitar tenda.

          Kegiatan jambore di hari kedua sekaligus hari terakhir ini tidak berlangsung sampai malam hari seperti sebelumnya, melainkan sampai pukul 14.00 WIB saja. Menjelang pertengahan hari, hampir seluruh hiasan tenda dilepas dan dibongkar. Hingga semua hiasan tenda selesai dirapikan dan dibersihkan, para peserta lantas diberikan waktu untuk beristirahat sejenak sambil menikmati makan siang dan beribadah shalat dzuhur. Para peserta yang sudah tampak sangat lelah setelah melatih ketahanan jasmani mereka, tetap bersemangat untuk menanti pengumuman pemenang jambore TBCCI 2015 kali ini.

          Saat pengumuman disampaikan, panitia tidak meminta para peserta untuk berbaris di depan pendopo lagi. Semua regu menyimak dengan baik sembari beristirahat di tempat masing-masing di sisi lapangan saat panitia mengumumkan dengan menggunakan pengeras suara dari pendopo. Untuk kategori pemenang terbagi atas: juara umum dan juara-juara untuk perlombaan ketangkasan, kecerdasan, dan kreativitas. Perhitungan nilai untuk juara umum diambil dari jumlah keseluruhan penilaian lomba ketangkasan, kecerdasan, dan kreativitas yang telah diikuti selama kegiatan jambore.

Para peserta saling berjabat tanggan usai pengumuman pemenang
Para peserta saling berjabat tanggan usai pengumuman pemenang

          Tak lama setelah waktu istirahat, panitia mengumumkan regu yang memperoleh juara untuk kategori The Best Smart Team (Kecerdasan) dan The Best Teamwork (Ketangkasan) yaitu Kring Pajak dari Direktorat Jenderal Pajak, dan Astra 1 untuk kategori The Best Creative Team (Kreativitas). Setiap kali juara masing-masing kategori perlombaan diumumkan, terdengar sorak gembira dan yel-yel khas mereka sebagai wujud sukacita. Dalam pengumuman juara ini, kategori yang paling ditunggu oleh para peserta adalah pemenang penghargaan Grand Champion atau Juara Umum kegiatan Jambore The Best Contact Center Indonesia 2015. Juara umum tahun ini jatuh pada Direktorat Jenderal Pajak dengan perwakilan Kring Pajak sebagai layanan contact centernya. Tepuk tangan dan lagi-lagi sorak gembira terdengar kian ramai saat mendengar hasil pengumuman. Nyanyian yel-yel saling bersahutan antara satu regu dengan regu lainnya. Sujud syukur pun tak luput dilakukan oleh para peserta sebagai bentuk ungkapan rasa syukur kepada Tuhan atas karuniaNya yang tak ternilai. Di akhir penutupan acara, para peserta dan panitia saling berjabat tangan untuk memberi ucapan selamat dan semangat. Meskipun keringat dan rasa lelah bercampur menjadi satu, meskipun semangat sempat pasang-surut saat menjalani setiap tantangan, semua terbayar dengan hasil yang lebih dari kata ‘pantas’, selama usaha dan doa berjalan berdampingan. Sukses!