Dokter, Polisi Hutan, Musisi dan petani di ajang The Best Contact Center Indonesia

Press Release TBCCI 2017

The Best Contact Center Indonesia 2017

Perhelatan akbar ajang Contact Center di Indonesia ini diadakan kembali untuk yang ke-11 kalinya. Tidak berbeda dengan tahun sebelumnya, untuk tahun ini acara tersebut diselenggarakan di Kalbis Institute, Pulo Mas – Jakarta Timur. Ajang paling bergengsi bagi komunitas Contact Center Indonesia ini diikuti sekitar 561 peserta dari 46 perusahaan di Indonesia. Setelah dilakukan seleksi awal berupa test tertulis, 487 peserta berhasil lolos ke tahapan berikutnya yaitu tahap presentasi. Tahap kedua ini dilaksanakan pada tanggal 24 Juli – 27 Juli 2017. Terdapat beberapa kategori yang diperlombakan, diantaranya : Agent Regular, Agent Social Media, Agent English, Telesales, Team Leader, Desk Control, IT Support, Quality Assurance, Trainer, Manager dan lain sebagainya.

Dari Kategori-kategori tersebut, terdapat beberapa peserta yang mengusung konsep unik dalam pengimplementasian di bidang pekerjaan masing-masing. 

Anthea Ria Maulina – Dokternya Contact Center

Anthea Ria Maulina, Quality Assurance – Dokternya Contact Center

Adalah seorang Quality Assurance dari salah satu Contact Center yang mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia. Anthea mengimplementasikan profesi seorang dokter dalam perkerjaannya, dia memposisikan seorang agent layaknya seorang pasien. Dikarenakan untuk menjadi Quality Assurance yang baik harus memiliki analisa yang akurat, memberikan rekomendasi yang tepat, dan dapat melakukan terapi kepada agent layaknya seorang dokter yang menangani pasien. Dengan analogi tersebut, dia mampu meningkatkan kualitas layanan di contact center perusahaannya.

Muhammad Fathirsyah – Polisi Hutan di Contact Center

“Eventually we’ll realize that if we destroy the ecosystem, we destroy ourselves”

Sebagai seorang IT Support, Fathir menganalogikan layanannya layaknya hutan yang didalamnya terdapat flora dan fauna. Flora dan fauna ini sebagai teknologi dan pengguna, sedangkan dia sendiri adalah sebagai seorang Polisi Hutan. Save IT Ecosystem adalah salah satu program kerja yang dimilikinya. Dari program kerja tersebut ia kembangkan menjadi IT Ecological, IT Exploitation, dan IT Expansion. Dengan program kerja tersebut dia dapat meminimalisir SLA Down Time, Menekan MTTR (Main Time To Recovery) dan meningkatkan Availability System and Tools.

Nanda Khoerul Fadli – Musisi Contact Center

Mapping Urgently ServIce Condition” adalah program kerja dari Nanda Khoerul Fadli. Kecintaannya terhadap musik, merupakan salah satu alasan mengapa ia mengaplikasikan musik di dalam pekerjaaannya sebagai Desk Control di Layanan Contact Center. Hard Complaint dari Customer ia analogikan sebagai nada fals, sedangkan Unprediction Call ia analogikan sebagai nada yang berlebihan. Dengan program kerja tersebut ia dapat meningkatkan kualitas dari agent dan dapat meningkatkan availability agent di layanan tersebut. 

Rizky Adi Purnama – Petani Contact Center

Rizky Adi Purnama adalah salah satu peserta The Best Contact Center Indonesia untuk kategori Quality Assurance. Motivasinya mengikuti ajang ini dikarenakan pada tahun 2016 ia menjadi Supporter dari rekan sejawatnya yang mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia. Selain itu, ia pun ingin berbagi pengalaman bekerja di layanan contact center sebagai Quality Asurance dan bagaimana caranya ia bisa meningkatkan kualitas dari sebuah layanan. Di layanan tersebut ia memposisikan diri sebagai petani, dimana ia harus merancang strategi untuk menyiapkan bibit unggul lalu memupuknya agar mendapatkan hasil panen yang melimpah berupa pencapaian kualitas agent yang terbaik untuk layanan.

Dalam setiap pekerjaan pasti selalu ada hambatan, jadikan hambatan itu sebagai tantangan dan media belajar terbaik menuju kesuksesan. Implementasikan hobi dalam pekerjaan agar target kerja dapat tercapai dengan maksimal.

Contact Center is Transformation Center

Sosok pekerja keras yang satu ini mengatakan bahwa bekerja di dunia contact center merupakan transformation center. Namanya M. Thayib Iswari yang merupakan Gold Winner kategori Desk Control dari Bank Central Asia. Dia mengawali karirnya di dunia contact center sebagai CCO Kartu Kredit, kemudian CCO Multi, tahun 2013 menjadi CSO Senior, dan terakhir sebagai Desk Control hingga saat ini.

Sebagai seorang Desk Control, pria kelahiran Jakarta, 29 tahun yang lalu ini menghadapi sejumlah tantangan. Tantangan pertama adalah Primitif yang merupakan kependekan dari perilaku minim produktif yang berhubungan dengan adherence to schedule. Solusi untuk tantangan ini adalah Pacaran yang merupakan kependekan dari pantau, pencatatan, dan beri teguran. Seluruh CCO yang bertugas akan dipantau, kemudian diidentifikasi CCO mana saja yang produktif dan mana yang kurang produktif. Setelah dicatat, maka untuk CCO yang kurang produktif akan diberikan teguran melalui Team Leader CCO yang bersangkutan.

Tantangan kedua adalah Farody yang merupakan kependekan dari fairness productivity atau produktivitas yang adil. Kreativitas untuk tantangan ini adalah 3>1, misalnya ada sejumlah CCO yang kurang produktif, maka akan dialihkan untuk membantu load CCO yang sedang padat dengan penjadwalan yang disesuaikan dengan kebutuhan call.

Tantangan ketiga yang dihadapi oleh pria yang akrab disapa Toby ini adalah Pensi yang merupakan kependekan dari pencapaian efisiensi. Pencapaian efisiensi kinerja ini diharapkan agar CCO dapat mencapai target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Kreativitas untuk tantangan ini adalah Mini-Max yang merupakan kependekan dari minimize ACW dan maximum capacity. Agar kinerja lebih efisien, Toby memperkecil ACW (After-Call Work) yang biasa dilakukan agent untuk memberikan jeda setelah call ditutup. Dengan memperkecil ACW, maka produktivitas agent akan semakin meningkat. Selain itu Toby juga melakukan check on the spot dan berinteraksi antar teman.

Pria lulusan Diploma Manajemen Pemasaran ini juga menerapkan program kerja antara lain One Day with Desk Control, Quiz and Survey, dan Go Green Call Center. Quiz yang diadakan antara lain adalah Quiz WFM dan RTFM. Selain disibukkan dengan pekerjaan, Toby juga melakukan kegiatan pengembangan diri antara lain dengan menekuni hobi fotografi, mengikuti event-event seperti Hari Pelanggan, juga mengikuti pelatihan-pelatihan.

Pencapaian kinerja Toby diukur dengan Key Performance Indicator yang meliputi Adherence to Schedule, SCR, dan Reporting Submit Administration. Hasil yang dia capai selalu berhasil mencapai bahkan melampaui target yang telah ditetapkan oleh perusahaan. (MZ)

Wajah-Wajah Penuh Kebanggaan dalam Gala Dinner

Top 10 WinnerSore itu, tanggal 26 Agustus 2016 di Birawa Ballroom, Hotel Bidakara, menjadi saksi atas wajah-wajah penuh kebanggaan para insan contact center Indonesia. Setelah pergumulan panjang dengan seluruh rangkaian lomba The Best Contact Center Indonesia, akhirnya titik puncaknya ada pada malam Gala Dinner ini. Seluruh perjuangan masing-masing peserta, terutama untuk peserta individu, teamwork, dan talent writing serta multimedia, terbayarkan pada malam ini.

Acara diawali dengan registrasi ulang peserta, makan malam bersama, kemudian dibuka dengan special dancing performance oleh Bank Mandiri yang menjadi salah satu pemenang talent dancing. Selanjutnya diumumkan pemenang lomba teamwork yang meliputi empat kategori. Kategori Quality Team dimenangkan oleh KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Kategori Reporting Team dimenangkan oleh Bank DBS Indonesia. Kategori Scheduling Team dimenangkan oleh Bank Mandiri. Kemudian kategori Smart Team dimenangkan oleh KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Penyerahan penghargaan ini dilanjutkan dengan presentasi oleh masing-masing pemenang.

Setelah penghargaan untuk lomba teamwork, inilah saat yang paling dinanti oleh seluruh peserta, yaitu penghargaan untuk lomba individu. Kategori Best Manager Contact Center dimenangkan oleh Ike Yulindawati dari Bank Mandiri. Kategori Best of Best Manager dimenangkan oleh Yulfiana dari Telekomunikasi Indonesia. Acara selanjutnya diselingi oleh special dancing performance oleh pemenang platinum lomba talent dancing, yaitu peserta dari Bank Central Asia.

Kategori selanjutnya yang dibacakan oleh MC adalah kategori Supervisor dan Best of Best Supervisor. Kategori Supervisor dimenangkan oleh Hanif Ardiawan dari Telekomunikasi Indonesia dan Ramitha Clara Sakty dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak. Kategori Best of Best Supervisor dimenangkan oleh Sulhadi dari Telekomunikasi Indonesia.

Kategori selanjutnya adalah Team Leader dan Best of Best Team Leader. Kategori Team Leader sendiri dibagi menjadi Team Leader Inbound dan Team Leader Outbound. Team Leader Inbound dimenangkan oleh Dian Sahri Ramadhan dari Bank Central Asia, Aldy Prasetyo Putrananda dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak, dan Aniyah dari Astra Otoparts (Shop N Drive). Kemudian Team Leader Outbound dimenangkan oleh Tri Wiji Astuti dari Bank Mandiri. Sedangkan Best of Best Team Leader dimenangkan oleh Varanova Libels dari Telekomunikasi Indonesia.

Kategori selanjutnya adalah IT Support, Desk Control, dan Best of Best Support. Kategori IT Support dimenangkan oleh Emanuel Anggit Kristian Nugroho dari Bank Central Asia. Kategori Desk Control dimenangkan oleh Lukman Hakim dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian kategori Best of Best Support dimenangkan oleh Lisbeth Tampubolon dari Bank Central Asia.

Masih berlanjut dengan penyerahan penghargaan untuk kategori individu, selanjutnya adalah kategori Trainer dan Best of Best Trainer. Kategori Trainer dimenangkan oleh Hilmy Alghifari dari Indosat Ooredoo. Kemudian kategori Best of Best Trainer dimenangkan oleh Ario Bimo Pranoto dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak.

Acara diselingi oleh special performance dari pemenang pertama lomba talent singing, yaitu peserta dari Bank Central Asia. Kemudian kembali dilanjutkan dengan pembacaan dan penyerahan penghargaan talent kategori singing, dancing, writing, dan multimedia. Kategori singing, dancing, dan writing semuanya disabet oleh Bank Central Asia. Kemudian kategori multimedia dimenangkan oleh Telekomunikasi Indonesia.

Selanjutnya dibacakan kembali pemenang untuk individu kategori Customer Service, Team Leader Customer Service, dan Manager Customer Service. Kategori Customer Service dimenangkan oleh Rengga Tanjung Santoso dari Bank Central Asia dan Sylvia Febrina dari Angkasa Pura II. Team Leader Customer Service dimenangkan oleh Peggi Luchita dari Angkasa Pura II. Kemudian untuk Manager Customer Service dimenangkan oleh Dony Ronaldo dari Astra Honda Motor.

Kategori selanjutnya adalah Quality Assurance dan Best of Best Quality Assurance. Kategori Quality Assurance dimenangkan oleh Algi Rahmat Alfianto dari Bank Central Asia dan Erla Yulianto dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian kategori Best of Best Quality Assurance dimenangkan oleh Trias Putri Asmarini dari Bank Central Asia.

Kategori berikutnya yang dibacakan oleh MC adalah Back Office dan Best of Best Back Office. Kategori Back Office dimenangkan oleh Arif Lukman Hakim dari Bank Central Asia, Sanda Pradhipta dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak, dan Sepa Triani dari Angkasa Pura II. Kemudian kategori Best of Best Back Office dimenangkan oleh Ahmad Hidayah dari KLIP Direktorat Jenderal Pajak.

Kategori selanjutnya adalah Agent Premium, Agent English, dan Best of Best Agent. Kategori Agent Premium dimenangkan oleh Darius Fajar dari Bank Central Asia. Agent English dimenangkan oleh Fitriana Putri Istiqomah dari Indosat Ooredoo dan Iqbal Muamar Achmad dari DHL Express. Kemudian Best of Best Agent dimenangkan oleh Nia Hariawati dari Bank Central Asia.

Kategori selanjutnya adalah Agent Regular yang dibagi menjadi Agent Inbound Regular dan Agent Publik. Kemudian ada juga Agent Social Media dan Agent Outbound (Telemarketing dan Telesales). Agent Inbound Regular dimenangkan oleh Purtia Fitriani dari Indosat Ooredoo, Fajar Cita Wibowo dari Garuda Indonesia, dan Meytri Bhabarani dari BNI Life Insurance. Agent Publik dimenangkan oleh Tio Risma Aprilyani dari Bank Indonesia. Sedangkan Agent Social Media dimenangkan oleh Ratri Wulandari dari Indosat Ooredoo dan Lucky Nurhalim dari Angkasa Pura II. Agent Telemarketing dimenangkan oleh Fatchah Sakinah dari Bank Mandiri dan Arif Wahyu dari Telekomunikasi Indonesia. Kemudian Agent Telesales dimenangkan oleh Shafira Sidratul Muntaha dari Telekomunikasi Indonesia.

Puncaknya adalah pembacaan Top 10 Winner yang merupakan sepuluh perusahaan terbaik dengan pencapaian medali terbanyak. Sebagai runner up ke-9 adalah Astra International, runner up ke-8 adalah DHL Express, runner up ke-7 adalah Bank Indonesia, runner up ke-6 adalah Astra Honda Motor, runner up ke-5 adalah Angkasa Pura II, runner up ke-4 adalah Indosat Ooredoo, runner up ke-3 adalah KLIP Direktorat Jenderal Pajak, runner up ke-2 adalah Bank Mandiri, runner up pertama adalah Telekomunikasi Indonesia, dan pemenang pertama adalah Bank Central Asia.

Pengundian Lucky Draw dilakukan di akhir acara dan peserta yang beruntung mendapatkan undian Lucky Draw adalah Lisbeth Tampubolon dari Bank Central Asia. Perusahaan Top 10 Winner yang diwakili oleh Direksi perusahaan melakukan sesi foto bersama. Kemudian disusul oleh masing-masing perusahaan dengan rombongannya masing-masing. Wajah-wajah penuh kebanggaan bertebaran di seluruh penjuru Birawa Ballroom. Mereka saling berpelukan, bertukar senyum, ucapan selamat, dan berfoto bersama sembari mengangkat plakat penghargaan yang disertai mengangkat atau menggigit medali yang diperoleh oleh peserta yang menjuarai lomba di kategori yang diikutinya. Yang belum mendapat kesempatan memenangkan kejuaraan ini bukannya menampakkan wajah sedih, namun justru wajah yang membara penuh semangat agar tahun depan dapat memberikan yang terbaik dan menjadi juara. (MZ)

Mewujudkan Kinerja Contact Center yang Sukses

Sebagai seorang Desk Control, tugasnya sangat beragam meliputi Sumber Daya Alam, kualitas layanan, hingga efisiensi kinerja terhadap Sumber Daya Alam. Karirnya juga cukup panjang di dunia contact center.

Namanya adalah Bambang Aryadi, seorang Desk Control untuk ICON+ PLN 123. Awal mula Bambang terjun ke dunia contact center adalah karena ketertarikannya dengan dunia ketenagalistrikan. Karirnya dimulai sejak tahun 2002-2007 sebagai seorang CSO, tahun 2007-2008 sebagai Agent Data Traffic atau Back Office, tahun 2008-2011 sebagai Team Leader, tahun 2011-2012 sebagai staf pengembangan untuk pembangunan site di Denpasar, dan tahun 2012 hingga sekarang sebagai Desk Control.

Pekerjaannya sebagai Desk Control membuat pria kelahiran Jakarta, 4 September 1978 ini menghadapi tantangan kerja. Tantangan pertama adalah bagaimana membuat schedule yang baik. Kedua adalah proses monitoring jadwal. Kemudian ketiga adalah sikap dan kecepatan dalam melayani pelanggan. Tantangan-tantangan tersebut harus dihadapi untuk mewujudkan successful ratio.

Tantangan-tantangan tersebut dihadapi dengan ide dan kreativitas yang tepat. Ide pertama adalah dengan re-schedule dengan memperbanyak CSO pada hari Senin hingga Jumat. Hasilnya adalah jumlah call meningkat, jumlah staff per jam juga meningkat. Ide kedua adalah dengan menciptakan healthy life shift. Caranya adalah dengan menerapkan CSO pria masuk shift malam hanya sekali agar tetap fit dan dapat menjaga tingkat kehadiran 100%. Cara kedua adalah dengan bonus untuk best three points, meliputi kehadiran 100%, keterlambatan nol, dan menghadiri briefing 15 menit sebelum mulai 100%. Jika best three points ini tercapai, maka CSO dapat request libur selama dua hari berturut-turut. Ide ketiga untuk menghadapi masalah abandon, Bambang menerapkan feedback rutin terhadap CSO sehingga didapatkan penurunan abandon.

Pria yang sedang menempuh kuliah di jurusan teknik informatika ini menerapkan beberapa program kerja. Pertama adalah Revisi Tata Tertib untuk mengangkat telepon di dering pertama. Kedua adalah ubah durasi dari 20 detik menjadi 5 detik. Ketiga adalah Revisi Personal Apresial, dari 60% layanan 40% activity menjadi 45% layanan 55% activity.

Bambang juga terus melakukan kegiatan pengembangan diri. Dia mengembangkan hard skill dan soft skill-nya. Hard skill meliputi tata usaha layanan PLN, perhitungan rekening, sistem kelistrikan, workforce management, forecasting, staffing, dan schedulling. Soft skill meliputi complaint handling, teamwork building, public speaking, dan leadership.

Beberapa prestasi pernah disabet oleh Bambang antara lain sebagai Best CSO Denpasar, Best Team Leader Jakarta, dan memperoleh penghargaan atas kontribusinya dalam pembangunan site di Denpasar. Kinerjanya meliputi service level, abandon rate, successful ratio semuanya dapat melampaui yang ditargetkan oleh perusahaan. Terakhir, Bambang mengemukakan mengapa dia harus menjadi pemenang, yaitu karena dia disiplin, goal oriented, memiliki leadership yang baik, dan mampu menganalisis situasi dengan baik. (MZ)