10 Hal yang Harus Diketahui oleh Manajer Senior Tentang Contact Center

Demi memenuhi potensi pelanggan, pelanggan contact center perlu komitmen dan keterlibatan dari atas. Syarat untuk mendapatkan dukungan yang diperlukan adalah bahwa manajer tingkat senior memahami lingkungan contact center yang unik – apa yang mereka lakukan dan bagaimana mereka beroperasi.

  1. Contact center menjadi lebih kompleks. Pusat transaksi tradisional telah berevolusi menjadi operasi yang lebih dinamis dan holistik yang berkontribusi dan memerlukan dukungan dari departemen di seluruh organisasi. Media sosial, multimedia, pelanggan multi-generasi, tekanan ekonomi dan tren lainnya.
  2. Kontak yang “duduk berdekatan”. Di setiap pusat yang menangani setidaknya beberapa pekerjaan, dinamika alur kerja yang unik. Pelanggan memutuskan kapan dan bagaimana mereka akan menghubungi organisasi, dan karya yang dihasilkan tidak akan tiba di tempat yang baik. Staffing dan masalah produktivitas harus dipertimbangkan dalam konteks itu.
  3. Umumnya tidak ada standar industri untuk aksesibilitas. Tidak ada tingkat layanan atau waktu respon obyektif tunggal yang masuk akal untuk setiap contact center. Organisasi yang berbeda akan memiliki biaya yang berbeda, pelanggan, dan merek tujuan. Namun, ada tujuan yang akan masuk akal bagi organisasi Anda – orang yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan Anda dan merek organisasi Anda.
  4. Ada hubungan langsung antara sumber daya dan hasil. Anda mungkin perlu 36 orang menangani kontak untuk mencapai tingkat pelayanan 90 persen jawaban dalam 20 detik, mengingat beban kerja pelanggan Anda. “Staf yang murah” mahal, mengarah ke occupancy agent, burnout dan turnover, pelanggan yang tidak senang, komentar buruk dari mulut ke mulut dan lain-lain.
  5. Ketika tingkat pelayanan membaik, “produktivitas” mengalami penurunan. Produktivitas sering diukur sebagai occupancy (waktu dihabiskan untuk menangani kontak dibandingkan menunggu kontak), dan ketika tingkat layanan naik, occupancy turun, seperti yang dilakukan rata-rata jumlah kontak ditangani per agent.
  6. Anda akan perlu untuk menjadwalkan lebih banyak staf dari staf dasar yang diperlukan. Jadwal harus realistis mencerminkan banyak hal yang dapat membuat agent-agent dari penanganan kontak, misalnya, pelatihan, istirahat, liburan, jaminan kerja dan lain-lain. Dalam banyak organisasi, faktor ini menjadi lebih umum sebagai lingkungan yang semakin kompleks membutuhkan lebih banyak pelatihan dan penelitian / pengembangan waktu.
  7. Laporan Ringkasan sering tidak memberikan gambaran yang akurat tentang apa yang sebenarnya terjadi. Laporan bahwa aktivitas rata-rata mungkin menyarankan kinerja yang baik-baik saja, namun akan menyembunyikan area masalah serius. Mereka memproduksi dan menafsirkan data harus tahu apa yang mereka benar-benar melihat.
  8. Kualitas dan service level bekerja bersama. Meskipun mereka sering disajikan sebagai pengorbanan, service level adalah prasyarat untuk mendapatkan kontak dan dilakukan. Kualitas yang lebih baik adalah kunci untuk service level yang lebih baik, dengan menaikkan resolusi panggilan pertama, mengurangi kontak berulang dan mengambil intelijen yang membantu meningkatkan proses, produk dan jasa di seluruh organisasi.
  9. Contact center menjadi mesin untuk komunikasi, dengan sistem, staf dan perencanaan pengetahuan yang dibutuhkan untuk menangai beban kerja internal dan eksternal komunikasi – misalnya, percakapan media sosial, dukungan untuk melayani diri dan interaksi peer-to-peer, dan persyaratan berkembang lainnya.
  10. Contact center semakin penting untuk keberhasilan organisasi. Mereka telah menjadi semakin penting untuk kemampuan organisasi untuk memahami dan melayani pelanggan yang beragam, menangkap pasar kecerdasan dan bekerja di departemen untuk meningkatkan produk dan layanan.

 

Credits : Brad Cleveland.

http://www.bradcleveland.com/resources/articles/ten-things-senior-level-managers-should-know-about-customer-contact-centers/

10 Tips untuk Membangun Tim Layanan Pelanggan yang Luar Biasa

Jika Anda seorang manajer contact center, tujuan utama Anda adalah untuk melayani pelanggan. Dalam rangka untuk melayani para pelanggan secara efektif, Anda harus memastikan bahwa semua orang, proses dan teknologi yang ada untuk mendapatkan pekerjaan dilakukan dengan baik. Dalam sebuah industri di mana gesekan sangat tinggi, membangun tim layanan pelanggan yang tepat bisa menjadi tantangan terbesar dari semua.

Apakah Anda memiliki rencana untuk staff up tahun ini? Mungkin tujuan untuk meningkatkan CSAT, meningkatkan retensi agent, atau meningkatkan semangat? Semuanya dimulai dengan tim Anda.

Jika Anda sedang mencari cara untuk menarik, mempekerjakan, mempertahankan, dan mengembangkan tim layanan pelanggan yang luar biasa, ICMI dapat membantu. ICMI meminta sepuluh dari Top 50 Pemikiran Pemimpin untuk menimbang pendapat mereka. Berdasarkan saran mereka kami telah mengumpulkan sepuluh tips untuk membangun tim layanan pelanggan yang luar biasa:

  1. Mempekerjakan orang yang tepat.
    Pertama dan terutama, pekerjakan orang yang tepat. Selain itu, hal yang lainnya tidak akan ada masalah. Mereka harus merupakan orang yang tepat dalam hal kepribadian dan sesuai dengan budaya Anda. Untuk membangun budaya kepemimpinan yang melayani harus dapat mengartikulasikan visi layanan. Hal itu harus dikomunikasikan dan dilatih. Latihan harus selalu berjalan, tidak hanya sekali dan selesai.
  2. Mendefinisikan layanan yang luar biasa.
    Hal pertama yang harus dilakukan adalah mendefinisikan layanan yang luar biasa kepada tim. Definisi ini dapat berupa melayani adalah sebagai kompas dalam strategi, tujuan, proses, pelatihan, dan kepepemimpinan ada dalam satu arah.
  3. Menempatkan diri pada posisi pelanggan.
    Anda harus memikirkan tentang jenis pengalaman yang ingin Anda miliki dan sengaja membuat pengalaman yang menonjol. Pekerjakan orang yang tepat dengan budaya Anda, latih mereka untuk menyampaikan pengalaman luar biasa dan berikan mereka setiap keperluan yang mereka butuhkan agar dapat melakukan pekerjaan mereka dengan baik.
  4. Menciptakan budaya kepemimpinan yang melayani.
    Setiap anggota tim harus percaya mereka ada untuk pelanggan dan menghidupkan konsep kepemimpinan yang melayani. Tim pelayanan pelanggan ada untuk bekerja untuk pelanggan sebagai menganjurkan serta sebagai pelindung. Agent pelayanan pelanggan terbaik adalah orang yang mendapatkan kepuasan paling tinggi ketika mengetahui mereka dapat menolong seseorang.
  5. Carilah “SPARKLE” (sparkle=kilauan).
    SPARKLE di sini merupakan kependekan dari Smile (senyum), Perspective (perspektif), Attitude (sikap), Responsibility (tanggung jawab), Kindness (kebaikan hati), Leadership (kepemimpinan), dan Energy (energi).
  6. Mendorong dialog terbuka dan kohesi.
    Dalam rangka untuk meningkatkan pengalaman pelanggan, tim harus sering berdialog tentang tantangan yang paling umum dihadapi pelanggan dan langkah strategi untuk meringankan tantangan tersebut. Dialog semacam itu akan terjadi jika ada kohesi atau kepaduan.
  7. Menciptakan kepercayaan.
    Ciptakan kepercayaan, sebuah hubungan emosional di antara setiap anggota, dan memberikan pengambilan keputusan otoritas untuk anggota tim, dan menyadari dan memberikan penghargaan atas usaha mereka. Berikan motivasi setiap hari, inspirasi, pelatihan, dan workshop kepada tim. Berikan lebih dari apa yang mereka ekspektasikan, buat karyawan Anda bahagia dan Anda akan dihargai.
  8. Jangan abaikan agent Anda.
    Perhatikan hal-hal berikut agar kualitas agent Anda terus meningkat. Soft skill seperti kemampuan berkomunikasi adalah inti untuk mencapai pengalaman pelanggan yang baik. Calon agent harus memiliki rasa hormat baik terhadap perusahaan maupun brand yang akan mereka bawakan, dan menghormati orang-orang lain. Tampilkan budaya layanan perusahaan Anda dengan seluruh tim untuk menunjukkan perilaku yang berfokus pada pelayanan dan bangun bersama-sama agar setiap anggota merasa peran mereka sangat penting.
  9. Pastikan proses seleksi agent cocok dengan hasil layanan yang Anda inginkan.
    Dalam interview, simulasi sangat penting dilakukan. Layaknya seorang aktor, simulasi dalam interview akan membantu Anda secara akurat dalam melihat performa calon agent.
  10. Alat dan pelatihan adalah pasak pada as roda.
    Jika Anda menginginkan tim layanan pelanggan yang luar biasa, jangan pernah mengabaikan pentingnya teknologi dan pelatihan yang baik. Teknologi harus selalu diperbaharui dan pelatihan harus terus dilakukan untuk memperbaharui agent.

Sepuluh tips tersebut merupakan tips yang dikemukakan oleh para profesional seperti Shep Hyken, Jeff Toister, Blake Morgan, Al Hopper, Jenny Dempsey, Jeremy Watkin, Anna Sabryan, Jodi Beduer, Chip Bell, dan Justin Robbins. (MZ)

Credits : Erica Strother Marois

http://www.icmi.com/Resources/PeopleManagement/2016/02/10-Tips- for-Building-an-Exceptional-Customer-Service-Team

Mengembangkan Harapan Pelanggan

Permintaan pelanggan yang terus berkembang karena perbaikan dalam pelayanan mengulang harapan mereka pada tingkat yang baru. Sementara pelanggan awalnya menghargai layanan yang lebih baik, mereka cepat terbiasa, mengharapkan dan menuntut mereka. Selanjutnya, pengalaman yang pelanggan miliki dengan organisasi, bukan hanya organisasi Anda atau orang lain dalam sektor vertikal Anda, membantu membentuk persepsi mereka. Singkatnya, pemimpin layanan di hampir semua bidang usaha menaikkan bar untuk setiap organisasi.

Untungnya, penekanan pada harapan pelanggan bukan rencana untung-untungan seperti yang terlihat. Kami telah mengikuti masalah ini selama lebih dari dua dekade dan telah menemukan 10 harapan pelanggan yang konsisten muncul dari umpan balik pelanggan dan survei.

10 Kunci Harapan Pelanggan

  1. Mudah diakses
  2. Memperlakukan pelanggan dengan sopan
  3. Responsif terhadap apa yang pelanggan butuhkan dan inginkan
  4. Melakukan apa yang diminta pelanggan dengan segera
  5. Menyediakan karyawan yang terlatih dan memiliki banyak informasi
  6. Katakan pada pelanggan apa yang diharapkan
  7. Memenuhi komitmen dan menepati janji pelanggan
  8. Melakukan hal yang benar terlebih dahulu
  9. Follow up
  10. Bertanggung jawan secara sosial dan etis

Tantangan yang sebenarnya tentu saja adalah dalam mendefinisikan apa arti dari harapan tersebut. Misalnya, ada suatu masa ketika menjadi mudah diakses berarti memiliki nomor bebas pulsa dan agent cukup terlatih. Hari ini, perkembangan sosial, mobile, web dan kemampuan lainnya terus mendorong makna aksesibilitas.

Atau mempertimbangkan kesopanan. Dulu digunakan untuk merujuk terutama untuk cara agent menangani panggilan, tetapi definisi saat ini jauh lebih bergantung pada sistem dan proses. Jangan membuat pelanggan mengulang informasi yang sama. Jangan mentransfer mereka secara berputar-putar. Dan jangan membuat mereka pergi ke riwayat akun mereka lagi.

Singkatnya, mengetahui pelanggan Anda dan mengantisipasi harapan mereka, berpikir melalui masing-masing sepuluh masalah ini, adalah penting untuk mengembangkan strategi pelayanan yang baik. Benar-benar memahami pelanggan Anda adalah sesuatu yang dapat membedakan Anda dari pesaing dalam ekonomi di mana produk dan jasa dapat begitu cepat ditiru.

Credits : Brad Cleveland

http://www.bradcleveland.com/resources/articles/evolving-customer-expectations/

Peran Brad Cleveland

Setelah mengetahui profil Brad Cleveland, kali ini kami akan sedikit memberikan gambaran peran seorang Brad Cleveland dalam dunia customer dan contact center.

  • Memahami perubahan yang terjadi di harapan pelanggan dan layanan omni channel.
  • Membuat strategi layanan pelanggan yang efektif yang memanfaatkan potensi gabungan secara perorangan, contact center, swalayan, media sosial, dan saluran peer-to-peer.
  • Merancang dan membangun rencana operasional, pendidikan, dan pengetahuan yang memastikan strategi pelanggan secara efektif dilaksanakan di seluruh organisasi.
  • Membuat feedback yang kuat pada hubungan pelanggan, yang meliputi peningkatan pendapatan, peningkatan pangsa pasar, pertumbuhan merek eksponensial dan pengakuan, efisiensi biaya (saluran yang tepat untuk tujuan yang benar), dan inovasi yang berorientasi pada pelanggan.

Pendekatannya adalah untuk bekerja dengan kepemimpinan tim dan manajemen Anda untuk membantu Anda menilai di mana Anda berada, ke mana Anda harus pergi, dan bagaimana menuju ke sana seefektif mungkin. Ini terjadi melalui kombinasi dari berbicara (ceramah dan diskusi eksekutif), sesi perencanaan dan perencanaan ulang, konsultasi yang melipti penilaian, rekomendasi, dan implementasi, program pelatihan tingkat manajemen, menulis, serta penelitian yang dibuat berdasarkan permintaan. (MZ)

Credits : http://www.bradcleveland.com/about/what-brad-does/