Perlunya Liburan untuk Mengembalikan Semangat

Chaise lounge and umbrella on sand beach.

Sebagian dari kita terkadang terlalu sibuk dengan perkerjaan, sehingga tidak sempat untuk liburan. Bukan kerena tidak punya uang, namun bisa jadi terlalu pelit untuk membiayai ongkos liburan. Ada kesan liburan akan menghabiskan uang yang tidak perlu. Masih banyak pengeluaran lainnya yan dapat dilakukan dan lebih penting.

Jika kita sadari, ada saatnya kita butuh untuk liburan, jeda sejenak dari rutinitas pekerjaan. Apalagi bagi pekerja di kota besar dengan banyak tekanan pekerjaan beserta berbagai tantangannya. Liburan akan mengembalikan sebagian semangat yang menurun. Bisa jadi liburan memberikan kesempatan untuk berpikir lebih terbuka dan menemukan ide baru yang dapat diterapkan dalam pekerjaan.

Sebelum liburan tentunya yang harus dipikirkan adalah ke mana, dengan siapa dan kapan? Hal ini sangat ditentukan oleh karakter masing-masing orang, karena lokasi liburan sangat bervariasi. Penentuan lokasi tergantung pada apa yang mau dinikmati selama liburan. Ekspektasi berlebihan juga bisa merusak suasana liburan, lebih baik bebas menikmati setiap waktu selama liburan.

Bagi yang punya pasangan atau keluarga, liburan menjadi kesempatan untuk menikmati suasana bersama dalam kondisi yang berbeda. Menikmati makanan bersama, berpegangan tangan sambil menikmati pantai atau pegunungan. Atau bisa juga bercanda sambil berbagi dengan cerita-cerita lucu atau kenangan masa kecil.

Bagi yang masih sendiri bisa juga mencoba acara jalan-jalan bareng dengan kelompok tertentu yang mempunyai hobi yang sama. Ada yang suka mengunjungi museum, atau suka melihat pantai, atau suka mendaki gunung atau suka melihat dasar laut. Atau bisa juga jalan bareng dengan rekan kantor untuk mengunjungi tempat menarik yang bisa melupakan rutinitas pekerjaan. Tentunya dengan komitmen untuk tidak membahas mengenai pekerjaan.

Ada pula yang lebih menyukai untuk liburan dalam kesendirian, berdiam diri sejenak dan menikmati alam semesta. Sambil mensyukuri ciptaan yang maha kuasa dan merasakan diri sendiri yang begitu kecil atas semua ciptaannya. Saat-saat seperti itu memberikan energi spiritual dalam diri, yang terkadang lalai dalam mensyukuri nikmatnya. Mendekatkan diri dengan alam membantu untuk menyuntikkan energi baru, sekaligus bisa menjadi inspirasi.

Ada yang liburan dengan merencanakan jadwal liburan yang terencana dengan baik, dimulai dengan mencari tiket yang paling murah. Kemudian mencari tempat penginapan yang sesuai dengan kantong. Ada pula yang spontan, tanpa menunggu jadwal, apalagi kalau liburannya ada yang bayar pastinya sangat menarik. Bagi sebagian orang biasanya yang spontan lebih mudah dilakukan dibandingkan yang terencana dengan matang.

Tidak perlu menunggu jadwal liburan perusahaan atau dikenal dengan employee gathering atau family gathering. Liburan bisa dinikmati sendiri atau bersama keluarga. Suatu investasi yang kita tanamkan dalam diri untuk mengisi energi baru dalam menjalani atau menikmati kehidupan. Bagaimanapun dalam setiap kesempatan kita melihat dunia yang berbeda, kita seakan membuat rekaman baru atas kehidupan. Saatnya Anda merencanakan liburan dengan menyisihkan sebagian dana Anda, waktu libur Anda, dan perhatian Anda. Banyak hal yang bisa dinikmati dalam liburan, yang kita tak pernah tahu sebelum kita mencobanya. Ayo liburan, lihatlah Indonesia, masih banyak bagian dari negeri ini yang patut untuk dilihat. Begitu juga masih banyak makanan khas daerah di Indonesia yang patut dicoba.

Edisi 6 2015 iC@llCenter (AA)

Penguasaan Teknologi Penting Bagi Agent

Setiap agent tentu harus mampu untuk menguasai teknologi contact center yang mereka pakai sebagai alat bantu pelayanan. Penguasaan teknologi yang baik akan sangat membantu memudahkan proses pelayanan.

Secara umum, teknologi telepon yang digunakan dalam contact center dibedakan menjadi dua kategori utama yaitu hardphone dan softphone.

Hardphone merupakan pesawat telepon yang secara fisik kelihatan dan digunakan untuk berkomunikasi. Jenis pesawat telepon ini dibedakan dalam beberapa tipe yaitu pesawat telepon analog, hybrid, digital, dan IP phone. Ada juga pesawat telepon yang dilengkapi dengan display, ada pula yang tidak. Terdapat pula pesawat telepon yang dilengkapi dengan keypad, ada pula yang tidak.

Softphone merupakana pesawat telepon yang berupa aplikasi yang dijalankan di komputer. Aplikasi softphone ada yang gratis (freeware), ada juga yang terintegrasi dengan aplikasi Computer Telephony Integration (CTI).

shutterstock_14022169

Pada perangkat telepon contact center, baik hardphone maupun softphone, biasanya dilengkapi dengan tombol-tombol fungsi. Tombol-tombol tersebut antara lain :

  1. Login / logout, digunakan pada saat agent mulai bertugas sebagai agent untuk menerima call atau digunakan untuk mengakhiri penugasan.
  2. Answer, digunakan pada saat agent akan menjawab panggilan telepon. Tombol ini dipakai untuk menggantikan fungsi mengangkat gagang telepon karena agent telah dilengkapi dengan headset.
  3. Drop / end, digunakan pada saat agent akan mengakhiri pembicaraan dengan lawan bicara. Tombol ini juga dapat digantikan dengan menutup handle pesawat telepon.
  4. Mute, digunakan agent untuk memungkinkan agent mendengarkan pembicaraan lawan bicara, namun lawan bicara tidak dapat mendengar agent.
  5. Hold, digunakan untuk memungkinkan agent untuk menunda pembicaraan apabila agent membutuhkan waktu untuk mencari informasi atau bantuan di tengah-tengah proses pelayanan.
  6. Transfer, digunakan untuk memungkinkan agent mengalihkan panggilan ke pihak lain untuk dapat ditindaklanjuti.
  7. Conference, digunakan untuk memungkinkan agent melakukan pembicaraan dengan pihak ketiga.
  8. Lain-lain meliputi tombol AUX untuk istirahat, tombol ACW untuk melakukan pencatatan oleh admin, tombol assist / help untuk bantuan ke supervisor, dan tombol lain yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

 

Credits :

Anugrah, Andi. 2015. First Step to Contact Center Services. Jakarta : PT. Telexindo Bizmart.

http://www.voipits.com/images/shutterstock_14022169.jpg

TERSENYUMLAH DALAM MELAYANI

mediaSD

Jika kamu tersenyum, maka bunga-bunga akan bermekaran dengan semerbak wanginya. Begitulah pujangga akan menuliskan pujiannya pada gadis yang menarik hatinya. Tentunya ini tidak hanya berlaku bagi seorang gadis, namun akan berguna bagi siapa saja. Senyum menjadi jembatan untuk menyalurkan semangat positif kepada orang lain.

Pada pelayanan secara umum mendapatkan petugas yang senyum akan membuat nyaman pelanggan. Untuk itulah maka senyum menjadi pelajaran pertama bagi siapa saja yang mau terjun pada dunia pelayanan. Jika perlu dalam menerima karyawan harus memperhatikan apakah ia mampu tersenyum dengan manis. Biasanya agent yang kurang tersenyum lebih mudah tertekan atas
tuntutan pelayanan, dampaknya ia tidak akan lama pada pekerjaannya. Bagaimana dengan contact center, apakah pelanggan dapat melihat senyum agent? Jika hanya menggunakan telepon tentu saja tidak bisa melihat, namun jika menggunakan video call, maka pelanggan bisa melihatnya. Senyum yang baik tentunya akan enak jika dilihat, namun tidak harus selalu dilihat. Hanya dengan mendengarkan suara melalui pesawat telepon, maka kita tahu agent sedang tersenyum dalam melayani.

Agent yang tersenyum, maka akan memberikan pelayanan yang baik. Agent yang merasa nyaman dengan dirinya akan memberikan pelayanan yang nyaman bagi orang lain. Menularkan senyum akan membuat permasalahan yang rumit menjadi mudah untuk ditangani. Sangat berbeda jika kondisinya sedang tidak nyaman dan tanpa senyum, maka tidak bisa membuka diri dalam menangani masalah.

Suatu hari saya berkunjung ke salah satu perusahaan properti dan menyampaikan keluhan atas proses serah terima properti yang saya beli. Petugas yang pertama tidak ada senyum, terkesan menganggap biasa masalah yang saya keluhkan.Tak ada kepedulian atas masalah yang disampaikan, bahkan hal ini sering terjadi di perusahaan tersebut. Beberapa orang yang datang juga mendapatkan keluhan yang sama, bahkan ada yang suaranya terdengar keras atas sikap petugasnya.

Sepintas saya sudah beraggapan bahwa bisa jadi memang dia ditugaskan untuk menghadapi dengan dingin keluhan pelanggan. Tapi ternyata saya keliru, pada saat perdebatan mulai terjadi, maka munculah petugas kedua yang lebih ramah, dengan senyum dan mau memberikan solusi. Walaupun tidak menyelesaikan masalah saat itu, namun ia berhasil menenangkan suasana dengan senyumnya.

Begitulah, petugas pertama terbiasa tanpa senyum dalam melayani. Sebaliknya petugas kedua menghadapi masalah dengan senyum. Petugas pertama membuat jengkel dan timbul masalah baru, sedangkan petugas kedua membuka ruang untuk menemukan solusi. Sikap yang nyaman dengan senyum membuat suasana mudah dikendalikan. Petugas kedua merasa nyaman atas dirinya dan hasilnya membuat nyaman pelanggan serta bisa diterima oleh pelanggan.

Lain waktu saya menghubungi via telepon salah satu service provider, karena ingin mencoba berlangganan salah satu jenis layanannya. Kondisinya sangat tidak nyaman dan agentnya terdengar agak panik dalam memberikan penjelasan. Berhubung merasa tidak nyaman atas pertanyaan dan penjelasan yang diberikan, akhirnya batal dalam melakukan pesanan. Padahal saya
sudah berminat untuk menjadi pelanggan, namun karena tutur katanya yang kurang baik, akhirnya saya batal melakukan pemesanan. Dampak ketidaknyamanan agent dapat dirasakan dalam komunikasi pelayanan yang dilakukan agent. Semakin nyaman agent akan dirinya sendiri, maka semakin mudah ia menemukan permasalahan yang ditanyakan. Bahkan bisa jadi pelanggan menemukan solusi selama percakapan berlangsung, karena pertanyaan yang baik akan menggiring pelanggan untuk menemukan solusi.

Belajar memulai sesuatu dengan senyum tentunya akan membantu meningkatkan kepercayaan diri, sekaligus membuat agent bisa menikmati pelayanan yang diberikan. Bagaimanapun memberikan pelayanan yang baik adalah salah satu bagian ibadah untuk secara tulus membantu orang lain.

Edisi 7 2015 iC@llCenter (AA)