Teka-Teki Saling

Jakarta – BAF. Kamis 12 Juli 2018. Tidak terasa hari ini merupakan hari terakhir dari seluruh rangkaian ajang TBCCI (The Best Contact Center Indonesia) 2018. Sama seperti hari-hari sebelumnya suasana Kalbis Institute tetap ramai dan berwarna, namun ada yang sedikit membedakan, para peserta yang hadir tidak lagi berjuang sendiri, namun berjuang bersama rekan satu timnya karena kategori lomba yang dilaksanakan hari ini adalah kategori teamwork.
Ada beberapa materi yang dikompetisikan diantaranya: bussiness process, reporting, smart team, scheduling serta telesales.

Salah satu instansi terbesar di Indonesia yang ikut ambil bagian dalam ajang TBCCI tahun 2018 ini adalah KLIP DJP (Kantor Layanan Informasi dan Pengaduan Direktorat Jenderal Pajak). Pada kesempatan kali ini, KLIP DJP kembali ikut serta dalam kompetisi ini dan mengirimkan perwakilan-perwakilan terbaiknya untuk mengikuti berbagai kategori yang dikompetisikan seperti agent back office, agent social media, teamwork, dan lain-lain.

Usyuluddin (kiri) dan Andreas Aditya Nugraha (kanan) – Peserta kategori lomba Smart Team perwakilan dari KLIP DJP

Andreas Aditya Nugraha (31 tahun) dan Usyuluddin (31 tahun) merupakan perwakilan terbaik dari KLIP DJP yang mengikuti kompetisi teamwork kategori Smart Team.

Sekitar bulan Maret KLIP DJP mengumumkan bahwa akan ada ajang TBBCI  termasuk kategori teamwork. Para pegawai yang berminat ikut serta diminta untuk mengisi formulir pendaftaran terlebih dahulu untuk selanjutnya akan diseleksi oleh panitia khusus dari KLIP DJP.
Seleksi dilakukan secara bertahap, untuk tahap pertama dipilih 10 peserta yang dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya. Pada seleksi tahap kedua akhirnya terpilih 4 peserta yang dipercaya untuk mewakili KLIP DJB di ajang TBCCI 2018 untuk kategori teamwork.

Usyuluddin yang kerap disapa Usyul, mengaku mengikuti dua seleksi sekaligus namun ia hanya lolos dalam satu kategori yaitu kategori Smart Team. Lalu ia dipasangkan dengan Andreas Aditya Nugraha yang biasa dipanggil Andre, rekan sekantornya yang selama ini bekerja di bagian back office.

Setelah disandingkan sebagai rekan satu tim maka persiapan demi persiapan, mereka lakukan bersama. Mereka pun dengan sungguh-sungguh mempelajari berbagai materi dari mulai inbound, outbound, customer service hingga media sosial.
Mereka juga mempelajari buku yang diberikan oleh Andi Anugerah (Ketua panitia TBCCI 2018) yaitu buku “Sukses Mengelola Contact Center” dan “First Step to Customer Service”.
Mereka saling bertukar informasi, saling mengingatkan untuk rajin membaca dan mengisi soal-soal latihan yang diberikan dari panitia.
Selain itu juga melakukan 7 kali simulasi bersama untuk mengisi TTS (Teka Teki Silang) yang akan dipertandingkan dalam kategori Smart Team.

Bagi Andre ini merupakan kali ketiga mengikuti kompetisi TBCCI di kategori yang sama. Alumni jurusan Penilai PBB Sekolah Tinggi Akuntansi Negara ini bercerita bahwa ada beberapa perubahan dalam kategori Smart Team diantaranya soal yang dahulu bersifat umum dan luas, untuk tahun ini cakupan soal lebih spesifik hanya seputar dunia call center saja.
Meskipun ini bukan kali pertama pria kelahiran Madiun ini mengikuti kategori lomba Smart Team namun rasa tegang tetap menghampirinya, namun tetap berusaha saling menyemangati dengan rekan setimnya.
Mereka berdua memiliki strategi dalam menjawab soal diantaranya fokus untuk mengerjakan terlebih dahulu hingga selesai, tidak terlalu memikirkan harus menjadi juara namun tetap memberikan yang terbaik.

Sama halnya dengan Andre, Usyul, pria yang kesehariannya tergabung dalam bagian agen operasional KLIP DJP mengaku sempat merasa gusar ketika di saat waktu akan selesai ada beberapa soal TTS yang belum terisi. Namun rekannya, Andre mengingatkan untuk tetap tenang dan berusaha untuk melakukan pengecekan ulang bersama.
TTS dengan jumlah soal kurang lebih sebanyak 150 soal yang dibuat secara mendatar dan menurun berhasil diselesaikan mereka berdua dalam waktu 2 jam yang diberikan.

Andi Anugrah (Ketua Panitia TBCCI 2018) ketika mengumumkan pemenang kategori teamwork

Pukul 15.00 tiba, Andi Anugerah selaku Ketua Panitia Ajang TBCCI mengumumkan pemenang kompetisi teamwork kategori Smart Team. Ia mengumumkan dari urutan terbawah hingga urutan paling pertama. Tanpa disangka nama Andre dan Usyul lah yang disebut sebagai pemenang pertama kategori Smart Team dengan total perolehan nilai akhir sebesar 877 berhasil mengalahkan rival terkuatnya dari Bank Indonesia dan Bank BCA. Teriakan para pendukung mereka pun terdengar riuh meramaikan lantai 7 Kalbis Institute sore ini.

Ekspresi tim pendukung pasangan Andre dan Usyul sesaat setelah diumumkan sebagai juara.

Jadi, mungkin lebih tepat jika dinamakan Teka-Teki Saling karena inilah hadiah terindah bagi mereka berdua yang selama ini sudah saling berusaha dan saling menyemangati.

“Sebab ketika kita bersama bukan lagi mencari siapa yang paling, namun berusahalah untuk saling.”

BAF-TBCCI 2018

Belajar Dari Sebuah Bambu

Dini Mega Susilawati – Peserta kategori back office dari PT. JNE Indonesia

Rabu, 11 Juli 2018 hari ketiga perlombaan TBCCI (The Best Contact Center Indonesia) 2018 berlangsung, suasana Kalbis Institute terlihat ramai dan riuh. Terlihat para peserta sibuk mempersiapkan materi presentasi, ada yang memperlihatkan raut wajah tegang namun ada yang tetap ceria bersama teman-teman. Dari sekian banyak peserta yang diamati, ada satu yang berhasil menarik perhatian saya.
Peserta yang mengenakan seragam berwarna merah dan terlihat di sampingnya terdapat bambu serta daun.

Dini Mega Susilawati atau akrab disapa Dini merupakan agent back office dari PT. JNE Indonesia yang berasal dari JNE cabang Tasikmalaya.
Ia terpilih menjadi perwakilan peserta setelah sebelumnya melalui beberapa tahapan seleksi. Tahap awal yang diikuti melalui proses screening dengan cara mengirimkan video rekaman ke kantor pusat. Lalu dilakukan audisi ulang, butuh waktu yang cukup lama untuk menyeleksi video yang dikirimkan karena ada 40.000 jumlah karyawan JNE yang tersebar di seluruh Indonesia. Sebulan setelah pengiriman video barulah diumumkan siapa yang terpilih untuk menjadi perwakilan PT. JNE Indonesia pada ajang TBCCI 2018.

Kemudian setelah terpilih Dini mengikuti pelatihan-pelatihan yang diberikan oleh perusahaan sejak bulan Maret hingga saat terakhir menjelang perlombaan.
Perusahaan mewadahi dengan mengadakan berbagai training sehingga Dini pun harus pulang pergi dari Tasikmalaya ke Jakarta.
Yang difokuskan dalam persiapan adalah slide, konten dan penampilan karena hal tersebut juga merupakan unsur penting di dalam pekerjaan sebagai customer service atau back office.

Jauh-jauh datang dari Tasikmalaya ini adalah kali pertama ia mengikuti ajang yang diselenggarakan oleh ICCA (Indonesia Contact Center Association) ini, karena selama ini Dini lebih sering mengikuti ajang perlombaan tari. Perwakilan dari PT. JNE ini mengaku tantangan terbesar berasal dari diri sendiri, tidak biasa berbicara di depan umum karena terbiasa bekerja di balik layar karena posisi sebagai back office. Sehingga ketika tampil ada rasa grogi yang luar biasa, namun hal tersebut dapat diatasi dengan latihan yang sering dan berkat dukungan dari teman-teman yang selalu ada.

Wanita berusia 26 tahun ini membawakan materi presentasi yang mengangkat tema bambu. Alasan dipilihnya bambu sebagai tema yang dibawakan karena Dini sejak kecil sudah gemar menari, ada salah satu tarian yang menginspirasi Dini yakni Tari Kele atau dalam bahasa Indonesia memiliki arti Tari Bambu, tarian khas yang berasal dari Ciamis, Jawa Barat, daerah asal Dini. Tarian inilah yang ditampilkan Dini di hadapan para juri sebagai pembuka presentasinya dan berhasil memukau para juri yang berada dalam ruangan R3.
Bambu juga memiliki filosofi yang mendalam di kalangan masyarakat sunda yakni kegigihan dan ketekunan. Sehingga Dini berusaha menerapkan filosofi sebuah bambu dalam menjalani pekerjaan sehari-harinya.

Gadis (Manajer Bukalapak), yang merupakan salah satu juri yang ikut menilai penampilan Dini mengungkapkan, “Dari sekian banyak peserta yang tampil di hari ini, Dini merupakan satu-satunya peserta yang berani tampil beda karena membawakan tema yang unik yaitu bambu, tidak hanya unik tema yang dipilih pun memiliki sangkut paut dengan job yang sehari-hari diembannya sehingga sangat masuk ke dalam materi presentasi. So far menjadi penampilan yang bagus dan gimmick yang diberikan juga oke. Saya rasa para peserta perwakilan dari PT. JNE tahun ini bisa menjadi rival yang cukup kuat bagi peserta lain.”

Gadis – Juri dari Bukalapak

Dalam waktu 15 menit presentasi yang diberikan oleh panitia Dini berhasil menuntaskan presentasi dengan baik. Wanita lulusan jurusan akuntansi Universitas Galuh Ciamis ini mengemukakan beberapa poin yang disampaikan ketika presentasi, “Saya menjelaskan tugas dan tanggungjawab sebagai customer service back office di JNE. Selain itu tantangan yang sering dihadapi seperti tuntutan pelanggan ataupun suasana hati
dan untuk menghadapi diperlukan kreativitas, aktif, mengamati dan mengenali dengan baik kebutuhan pelanggan serta diselingi dengan menari untuk mengatasi suasana hati.”

Presentasi diakhiri dengan sesi menjawab pertanyaan Fish Bowl. Pertanyaan yang didapat oleh Dini adalah “langkah apa yang harus diperhatikan dalam melakukan pelayanan?.”
Dini memberikan jawaban terbaiknya.
1. menanyakan data pelanggan terlebih dahulu. karena tak kenal maka tak sayang.
2. menggali kebutuhan pelanggan sehingga ketika memberikan penanganan bisa memberikan pelayanan yang tepat dan cepat.
3. memberikan solusi sesuai harapan pelanggan.

Sebagai penutup, Dini memberikan harapan untuk TBCCI “Bagi saya The Best Contact Center Indonesia yang diadakan oleh ICCA merupakan ajang yang amat baik walaupun ini baru tahun ketiga bagi PT. JNE ikut serta meramaikan ajang ini, namun memiliki dampak positif karena tim yang ada terus berusaha berkembang menjadi yang terbaik.
Kedepannya semoga ajang ini tetap berkelanjutan dan memberikan manfaat positif bagi semuanya.”

BAF TBCCI-2018

Value for Others

value for others

Ricky Wijaya, sosok yang penuh kehangatan, simpel dan apa adanya…
(Agent Lembaga Publik – Ditjen Bea dan Cukai)

Lahir di Surabaya 24 tahun yang lalu, Ricky tumbuh besar di kota Blitar, di tempat kelahiran sang Proklamator ini Ricky menjalani masa kecil hingga dewasa, banyak nilai- nilai yang ia dapatkan dari kota tempatnya tumbuh besar, semangat pantang menyerah sang Proklamator selalu menginspirasinya.

Lulusan STAN ini sempat menganggur selama 1 tahun sebelum mengabdi di Ditjen Bea dan Cukai, diawali dengan bertugas di Luwuk, lalu pindah ke perbatasan dengan Indonesia – Malaysia di Entikong Kalimantan Barat, Ricky selanjutnya pindah ke kantor pusat Ditjen Bea dan Cukai di Jakarta, penugasan barunya di Contact Center Bravo Bea Cukai sudah berjalan 2 tahun ini, Ricky bercerita awal bertugas ia langsung “nyebur” hanya bermodal pelatihan tentang contact center semasa berdinas di Luwuk, ia juga harus cepat beradaptasi dengan dirinya sendiri, di mana saat bertugas di Entikong ia menjadi “Pejabat” dan saat menjadi team Bravo Bea Cukai 150225 ia harus mengubah mindsetnya menjadi seorang Agent Publik yang harus senantiasa siap melayani berbagai macam keluhan dan permintaan dari masyarakat.

Ajang The Best Contact Center Indonesia ini bukanlah sesuatu hal yang asing bagi Ricky karena di tahun 2017 ia menjadi team suporter bagi rekan-rekannya yang berlomba mewakili team Bravo Bea Cukai 150225, namun baru di tahun 2018 ini ia ditunjuk oleh team Bravo Bea Cukai 150225 untuk mengikuti ajang The Best Contact Center Indonesia 2018, Ricky siap menerima tantangan ini ia pun maju, pantang menyerah, dan melakukan persiapan panjang untuk tes tertulis, hasilnya meraih nilai tertinggi tes tertulis dengan nilai: 78, “sambil online sambil belajar” ujarnya, 2 hari terakhir sebelum tes tertulis baru belajar intensif, “persiapan presentasi baru final 2 hari terakhir sebelum lomba” jujur ia bercerita…sungguh orang yang jujur apa adanya.

Dalam materi presentasi yang ia siapkan, ide atau tema utama yang diangkat ialah “Bagaimana menjadi bernilai bagi orang lain, ini ia angkat dari kesehariannya melayani masyarakat, berbagai macam keluhan pelanggan yang ia terima berhasil ditanganinya dengan baik, “minimal bisa membuat orang yang menghubunginya tersenyum itu baru memberi kepuasan baginya, dan membuat orang yang menghubunginya tertawa itu hal yang luar biasa yang ingin ia raih dalam melayani masyarakat. Nilai yang sangat ia percaya dan menjadi ide utama dari materi presentasinya.

i believe i can fly

Kreatifitas yang ia angkat dalam materi presentasinya adalah “Teknik ADEMIN” yang merupakan akronim dari :Attensi, Dengarkan, Empati, dan Insiatif membantu, teknik ADEMIN ini didapat berdasarkan pengalaman sehari-hari di contact center Bravo Bea Cukai 150225, Ricky sangat percaya bahwa setiap manusia pada dasarnya ingin didengarkan, terlebih masyarakat yang menghubunginya di Bravo Bea Cukai 150225 ia harus fokus dan memberi attensi penuh dalam melayani masyarakat, dari kemampuan mendengarkan, ia pun bisa berempati dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi senyum dan tawa masyarakat Indonesia.
Adapun motivasi pengembangan yang ia masukkan dalam materi presentasinya adalah :
1. Love Customer (orientasi membuat pelanggan senyum),
2. The Special One (menjadi orang paling ahli tentang perdagangan internasional atau dengan kata lain ia bertekad menjadi agent yang bisa menjadi one stop solution,
3. Mengembangkan website Bea Cukai, menjadi lebih mudah dan dapat diandalkan dalam memberikan informasi bagi masyarakat Indonesia,
4. Menerapkan 3 A prinsip pelayanan pelanggan(attensi, attitude & Action) dalam pekerjaan nya, tidak hanya teori ia ingin prinsip 3 A ini ia laksanakan dengan baik
Tak hanya di empat poin tersebut, Ricky pun saat ini masih kuliah untuk melanjutkan pendidikannya di Universitas Terbuka, ia sadar bahwa ilmu pengetahuan merupakan modal untuk masa depannya.

Pertanyaan fish bowl di akhir presentasi yang ia dapatkan adalah: “apa manfaat melakukan pencatatan?” ia menjawab “manfaatnya mencatat bisa menjadi referensi, pertimbangan & pembelajaran. Ricky mengaku tidak puas terhadap presentasinya karena ada hambatan saat aksi koreografi (slide & sound tidak sesuai) dan juga dalam menjawab pertanyaan fish bowl, namun Ricky berharap yang terbaik dari yang telah ditampilkan.

Ricky mengaku bahwa di ajang ini ia pertama kali tampil untuk public speaking di ajang resmi. Untuk menghilangkan nervousnya Ricky melakukan senam muka, eye contact dengan juri dan mengarahkan fokusnya kepada juri yang terlihat antusias agar membangkitkan rasa percaya diri.

Pendapat dari mbak Akma selaku panitia yang bertugas saat presentasi Ricky “Ricky tampil penuh dengan semangat, sebelum waktu tampil Ricky sudah mempersiapkan segala sesuatu yang menunjang penampilannya”. Kemudian ia pun memberikan support untuk Ricky “Semangat mas Ricky, semoga dapat hasil yang terbaik ya!”.

Semangaaaaaaaaat mas Ricky!

Pengalaman yang paling berkesan selama masa persiapan yaitu ia dihipnotis saat belajar presentasi untuk menghilangkan trauma masa lalu. Tantangan terbesar ada dari diri sendiri yaitu hasrat untuk menunda-nunda persiapan dan menghilangkan zona nyamannya untuk persiapan ajang TBCCI 2018. Support dari kekasih tercinta sangat memompa semangat Ricky.

Pelajaran berharga mengikuti ajang TBCCI 2018 yang ia dapatkan adalah : persiapan harus maksimal, jangan setengah setengah, dan berusaha totalitas dalam melakukan suatu hal.

Beberapa kutipan yang menjadi penyemangat Ricky adalah kutipan milik Albert Einstein :”Berusahalah untuk tidak menjadi manusia yang berhasil tapi berusahalah menjadi manusia yang berguna (Try not to become a man of success, rather than becoming a man of value)” dan kutipan Emha Ainun Najib : “janganlah sombong atas apa yang kamu miliki(harta, jabatan, keshalehan) sombong lah terhadap masalahmu (hancurkan / kalahkan masalah yang kita hadapi)”.

Ucapan terujar tulus dari Ricky “Terima kasih atas kinerja panitia TBCCI 2018 yang sudah membantu selama masa lomba, Bea dan Cukai Melayani dengan hati”.
“Salam Bravo Bea Cukai 150225 connecting with heart”.

BAF-TBCCI 2018 (Visionary,Reliable,Accessible)

BAF – Bea Cukai TBCCI 2018. Sukses untuk kita semua.